Infatti, il passaggio repentino da una condizione di nomadismo lavorativo a una di stanzialità, in un clima di grande incertezza, ha favorito nelle persone l’aumento dei livelli di stress, stanchezza e ansia che possono incidere in modo negativo sullo stato di salute e, di conseguenza, sulle performance lavorative.  

Purtroppo non sappiamo i tempi con cui torneremo in ufficio, sappiamo però quale ruolo questo ha in relazione alla produttività e alla salute dei dipendenti e la sua capacità di favorire il benessere mentale, oltre che fisico. 

Non si tratta solamente di lavorare in ambienti salubri, di garantire il ricambio dell’aria e il distanziamento sociale, ma di creare, anche con pochi e semplici accorgimenti, luoghi accoglienti che stimolano la creatività, sostengono la concentrazione, e aiutano la socialità, anche (e soprattutto) in questo momento.

Come sappiamo, la soddisfazione del dipendente ha origini più profonde della retribuzione e dei benefici: il vero soddisfacimento scaturisce dalla cultura del lavoro di un’azienda e dell’attenzione che l’azienda ha verso la persona. Una cultura del lavoro sana e coinvolgente svolge un ruolo fondamentale sia per la fedeltà dei dipendenti che per la produttività.

Un elemento che fortemente riflette la cultura del lavoro è la qualità dell’ambiente di lavoro. Uno spazio ufficio piacevole favorisce una solida cultura aziendale e incoraggia i dipendenti a investire nell’azienda stessa. Può fornire le basi su cui far crescere le prestazioni, la soddisfazione e l’impegno dei dipendenti.

La personalizzazione dello spazio e la creazione di ambienti confortevoli e accoglienti, quindi, sono una soluzione che aiuta il benessere dei lavoratori e a comunicare l’attenzione dell’azienda verso le persone.

Secondo Eric Sundstorm, professore emerito dell’Università dello Utah ed esperto di psicologia delle organizzazioni, la personalizzazione di uno spazio consiste nella decorazione o modifica volontaria di un ambiente da parte dei suoi occupanti in modo che questo rifletta la loro l’identità e soddisfi le necessità degli occupanti, siano individui o gruppi (Work Places: The Psychology of the Physical Environment in Offices and Factories, 1986). 

Più recente è la definizione formulata da Noorian (2009): la personalizzazione dello spazio si riferisce alla scelta intenzionale di decorarlo, apporre ornamenti, modificarlo e riorganizzarlo secondo le preferenze personali.

La personalizzazione può esprimere l’identità individuale o, appunto, di gruppo attraverso: 

• la disposizione di oggetti nell’ambiente come piante, foto, quadri;
• la modifica dell’arredamento in modo che lo spazio risulti più confortevole (es. spostare la scrivania o cambiare la sedia);
• l’aggiunta o la rimodulazione di oggetti fisici dallo spazio di lavoro (es. apporre una lampada da tavolo per migliorare l’illuminazione della scrivania oppure eliminare un pannello per creare maggiore apertura, aggiungere pannelli fonoassorbenti etc).

Porre attenzione al design dell’ufficio migliora le prestazione dell’azienda. Infatti, la personalizzazione dello spazio di lavoro, oltre a riflettere una sana cultura aziendale e a salvaguardare il benessere psico-fisico dei dipendenti contribuisce anche a costruire un’immagine di marca solida. 

Lavorare sull’identità dello spazio in termini di benessere, funzionalità ed immagine significa tenere in considerazione tre elementi fondamentali: 

• inserimento di elementi naturali e di verde
• uso del colore
• comfort acustico, luminoso, termico e posturale.

Il primo aspetto da tenere presente nella personalizzazione di un ufficio è l’importanza del verde e della natura all’interno dell’ambiente di lavoro. 

Negli anni ’80 il biologo americano Edward Osborne Wilson propose la teoria della Biofilia, che rivoluzionò l’idea del nostro rapporto con la natura. Secondo lo scienziato, per quanto l’umanità viva sempre più in contesti urbani, tra asfalto e cemento, è sempre viva in noi una predilezione spontanea per specifici ambienti naturali.

L’istinto, dice la teoria, ci orienta ancora verso quegli scenari che favorivano la sopravvivenza dei nostri antenati. Luoghi verdeggianti, magari con fonti d’acqua e un’ampia panoramica, avrebbero su di noi effetti distensivi. Anche piccoli angoli di “natura domestica”, come quelli offerti dal giardino o dalle piante in vaso, possono avere effetti rilassanti sulla psiche: osservare delle immagini o entrare in contatto con alcuni elementi naturali diminuisce lo stress e aumenta la concentrazione.

Anche solo inserire piante e fiori nell’ufficio - in vaso, da terra, ricadenti o tappezzanti - migliora la collaboratività, la produttività e l’attaccamento verso l’azienda da parte dei collaboratori. 

Inoltre, nella scelta degli arredi è meglio, privilegiare materiali naturali, come il legno o il sughero, oppure leggeri e trasparenti come il vetro, soffici e piacevoli al tattocome i tessuti, nonché forme armoniose, morbide, lineari ma non spigolose. 

È importante anche avere visuali diverse anche all’interno di piccoli spazi per offrire varietà e cambi di prospettiva, magari con immagini evocative della natura.

I colori hanno effetto positivo e negativo sulle persone, sui loro stati d’animo e sul fisico, oltre che sull’estetica del luogo. 

Per questo, quando scegliamo i colori da usare in una stanza, sia alle pareti che negli arredi, è bene tener conto delle emozioni che possono generare. 

Le tinte calde che includono gialli, rossi, arancioni e suscitano gioia, forza, potenza, energia, passione. Ricordano il sole, il fuoco e tutte quelle attività che danno vitalità. I colori freddi, come il verde, il blu, l’indaco e il violetto richiamano l’acqua, le piante e la natura rigogliosa, sono molto rilassanti, suscitano tranquillità e favoriscono la concentrazione.

Le tonalità neutre sono rappresentate da bianco, nero, grigio e tutte quelle sfumature come il tortora o l'avorio. Donano luminosità, sono eleganti e molto gradevoli.

Sono diverse le condizioni ambientali e climatiche che rendono uno spazio di lavoro un luogo sicuro. 

Una stanza ben illuminata e con adeguati ricambi d’aria, ad esempio, favorisce l’attenzione, la tranquillità e la fiducia nel luogo e nei colleghi, per questo riduce l’assenteismo per malattia. 

In più, la presenza di luce naturale e la qualità stessa della luce - per intensità e temperatura di colore - favorisce il ritmo circadiano del corpo e il suo benessere. 

Pensando a garantire il piacere e la salubrità del luogo di lavoro, non bisogna dimenticare poi elementi come il comfort termico ed acustico, la distanza delle postazioni di lavoro e la loro posizione nello spazio, oltre che l’ampiezza di visione che si ha alla scrivania. 

Gli arredi ergonomici, infine, aiutano a tenere una postura corretta e a prevenire disturbi fisici che influiscono sulla produttività e sulla concentrazione.

Personalizzare un ufficio può sembrare un’attività semplice ma può richiedere tanto tempo e, se non sei un professionista in office design, può non far arrivare al risultato desiderato. Per questo è sempre bene confrontarsi con esperti in design del luogo di lavoro che possono individuare le migliori soluzioni a seconda delle esigenze della persona o dell’azienda. 

Per facilitare questo lavoro e rendere più efficienti le risorse da dedicare a questa attività, Copernico ha predisposto ilservizio “ufficio personalizzato”all’interno di Procurami, la suite di servizi a valore aggiunto in logica gruppo di acquisto, che accompagna aziende e professionisti nel realizzare un’organizzazione “a rete”.  

Il servizio di personalizzazione degli uffici nasce per aiutare aziende e professionisti a creare lo spazio di lavoro che più risponde alle loro esigenze.

Il servizio “ufficio personalizzato” offerto da Copernico all’interno di Procurami nasce da un accurato studio dei bisogni degli individui e delle società in termini di benessere, produttività, sicurezza, estetica, comfort e design e dei migliori prodotti messi a disposizione dal mercato.

Questo servizio mette a disposizione dei clienti l’esperienza del team di architetti e progettisti di Copernico nel design e progettazione degli spazi di lavoro per:

• la creazione di un “Catalogo personalizzazione uffici”: una proposta di stili, soluzioni, prodotti ed oggetti che possono aiutare nella creazione di uno spazio di lavoro che riflette l’immagine del brand, fa stare bene e lavorare meglio. 

• la realizzazione di progetti “su misura” di office design che partono dall’analisi delle esigenze specifiche di ogni team e dei piani di crescita dell’azienda. Progetti che esaltano la flessibilità e che si adattano alle esigenze dei lavoratori e dei mercati, così che l’ambiente di lavoro sia potenziato e diventi il punto di partenza per il decollo del tuo business. 

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