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• Fulvio Origo

Indipendentemente da ciò che stai organizzando, che si tratti di una festa aziendale, una riunione o un incontro di networking, trovare la giusta sede per eventi aziendali è una componente fondamentale della pianificazione.

La location dell'evento gioca infatti un ruolo chiave nell'esperienza dei partecipanti.

Ci sono una serie di aspetti a cui prestare attenzione quando si sceglie uno spazio per eventi aziendali, dal costo all'estetica, dalla posizione alle dimensioni, ma cos'altro bisogna considerare?

1. Capacità

Che si tratti di una festa aziendale o di un luogo per riunioni, dovrai trovare un luogo adatto che abbia molto spazio. Evita le sale soffocanti, poco illuminate e datate: di certo non rifletteranno l'atmosfera del tuo evento. Se la tua sala eventi è troppo angusta, i partecipanti potrebbero non sentirsi a proprio agio, rovinando l'atmosfera del tuo evento. Il rovescio della medaglia, se la sede è troppo grande, può sembrare vuota e rendere difficile per i partecipanti interagire tra loro. Ecco alcune altre domande da considerare prima di finalizzare la tua sede:

• Hai bisogno di spazio utile agli ospiti per prepararsi o cambiarsi?
• Avrai ospiti speciali che hanno bisogno di uno spazio privato per prepararsi prima di uscire per presentare?
• È necessario un pernottamento per chi viaggia per lunghe distanze?

2. Posizione

La posizione del tuo spazio per eventi aziendali dovrebbe essere un fattore chiave nel tuo processo decisionale. Se hai ospiti che viaggiano da varie località, dovrai trovare un luogo facile da raggiungere, che lo renda facilmente accessibile a tutti. Se le persone non possono arrivarci facilmente, è improbabile che partecipino. Se sai che gli ospiti viaggiano in treno, metropolitana o anche in aereo, trovare un luogo adatto alla riunione renderà più facile la partecipazione degli ospiti.

3. Parcheggio

Oltre al trasporto, potresti anche dover considerare le opzioni di parcheggio disponibili, in quanto potrebbero esserci costi associati per te e per i tuoi partecipanti. L'ultima cosa che vuoi è un parcheggio inadeguato e gli ospiti sono frustrati o in ritardo all'arrivo: a nessuno piace girare in tondo cercando di trovare un posto dove parcheggiare. Se la tua sede non dispone di un parcheggio, potrebbe valere la pena prenotare un parcheggio nelle vicinanze per garantire ampio spazio e un evento senza intoppi.

4. Tipo di evento

È probabile che lo scopo dell'evento che stai ospitando influisca sul tipo di sede di cui hai bisogno. Se stai pianificando una conferenza, la tua attenzione potrebbe essere rivolta a una grande sala con ampi posti a sedere, ottimo audio (e illuminazione) e strutture per le presentazioni. Se invece stai organizzando un evento di formazione, considera le strutture di cui potresti aver bisogno, inclusi tavoli, lavagne bianche, lavagne a fogli mobili, proiettori e altre attrezzature.

5. Disposizione

Oltre alle dimensioni, devi considerare anche il layout. Ci sono molti aspetti logistici necessari per ospitare un evento e, sebbene possa non sembrare importante, il layout è importante. Avrai bisogno di uno spazio separato in cui i partecipanti possano conversare in piccoli gruppi o anche portare a termine il lavoro? O forse spazio per le pause, al di fuori delle attività aziendali ad alto consumo di energia? Le migliori sedi consentono flessibilità nella loro disposizione, in modo da poter sfruttare al massimo lo spazio, indipendentemente da ciò che stai ospitando.

6. Strutture e Servizi

Sapere cosa può offrire il tuo spazio per eventi aziendali in termini di strutture può fare una grande differenza per il successo del tuo evento: dall’arredo, come tavoli e sedie, alle lavagne e ai televisori. Anche la tecnologia e la garanzia di un Wi-Fi veloce e affidabile sono fattori importanti nella scelta del tuo spazio. Una volta che sai esattamente di cosa hai bisogno, trovare la sede giusta per l'evento è molto più facile. Altri servizi che puoi prendere in considerazione sono i servizi di cibo e bevande, nonché utili aree di sosta.

7. Flessibilità

Uno spazio per eventi aziendali comodo e flessibile può aiutare ad alleviare qualsiasi stress durante la pianificazione di eventi aziendali. Che si tratti di flessibilità sulla data dell'evento, sulla durata del tuo evento o sul catering, una sede che fornisce soluzioni semplifica il processo di pianificazione.

8. Illuminazione

Troppo buio e i tuoi partecipanti potrebbero perdere l’attenzione, troppo luminoso e i tuoi ospiti desidereranno aver portato gli occhiali da sole! È importante considerare in che modo l'illuminazione può influire sul tipo di evento che stai organizzando e in che modo può aiutare a creare davvero la scena.

9. Acustica e configurazione AV

Anche se l'acustica di una sede per eventi aziendali potrebbe non essere un rompicapo, è comunque un aspetto importante da considerare quando si effettua una prenotazione. Prendi nota della configurazione audio e video, soprattutto se hai molti ospiti. Per cerimonie di premiazione o feste aziendali, la qualità del suono e l'acustica possono fare un'enorme differenza. Non c'è niente di peggio che non essere in grado di ascoltare o vedere una presentazione e un discorso di premiazione a causa della configurazione tecnica.

10. Accessibilità

Se uno spazio per eventi non è facilmente accessibile, potrebbe creare situazioni difficili e discriminatorie. Mentre cerchi la sede perfetta, considera le esigenze dei partecipanti, che si tratti di membri del tuo team, sponsor, personale o clienti. La maggior parte delle sedi lo avrà già preso in considerazione, ma vale sempre la pena controllare in anticipo.

10+ 1: Sostenibilità

La sostenibilità degli eventi è sempre più un tema rilevante. Affidarsi ad una location già predisposta ad un approccio green è un plus che i tuoi ospiti apprezzeranno!

Contatta il Team Eventi di Copernico per la location e organizzare il tuo evento!