Visto che è passato un po’ di tempo dall’entrata in vigore della normativa italiana che regolamenta lo smart working, proviamo a rinfrescare un po’ la memoria su cosa si intende per smart working (o lavoro agile).

La Legge n. 81 del 22 maggio 2017 fornisce una definizione di lavoro agile improntata su flessibilità organizzativa, volontarietà delle parti e adozione di strumentazione tecnologica necessaria per poter lavorare da remoto. 

Secondo la legge, possiamo intendere lo smart working come una modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato stabilita mediante accordo tra le parti, anche con forme di organizzazione per fasi, cicli e obiettivi e senza precisi vincoli di orario o di luogo di lavoro, con il possibile utilizzo di strumenti tecnologici per lo svolgimento dell’attività lavorativa. L’accordo tra le parti deve tutelare il lavoro e il lavoratore al di fuori dei locali aziendali, indicare la durata dell’accordo stesso, il rispetto dei tempi di riposo e del diritto alla disconnessione e le modalità di recesso. 

Dunque, possiamo dire che il vero smart working riguarda l’applicazione di un modello strutturato di lavoro che va oltre l’home working di questi mesi e che si basa sulla stretta di un patto di fiducia tra datore di lavoro e lavoratore, sulla definizione e raggiungimento di obiettivi e sulla messa a disposizione di flessibilità oraria e spaziale per adempiere alle proprie funzioni.

Il mondo del business sta subendo cambiamenti radicali. 

La pandemia ha accelerato l’esigenza da parte di lavoratori e imprese di diventare più agili e flessibili per rispondere con resilienza al contesto in cui stiamo vivendo. Si tratta quindi di assumere modalità di lavoro diverse, di cambiare i piani strategici e di farlo in fretta. 

Per supportare questa fase cruciale, è fondamentale implementare modelli di reale smart working che regolamentino l’esecuzione della prestazione lavorativa sulla base delle specifiche indicate dalla Legge 81/2017 che abbiamo presentato sopra. 

La ricerca “Uffici e luoghi di lavoro: tra lavoro da remoto, smart working e Covid-19”* di Copernico e Progetto CMR effettuata a novembre 2020 su un campione variegato e significativo di circa 250 professionisti e imprese del mondo del design, dell’architettura, dell’innovazione ha evidenziato come negli ultimi mesi le persone avvertano sempre più il bisogno di tornare in luoghi pensati per assolvere alle specifiche funzioni lavorative e sociali. 

Tra le difficoltà riscontrate nell’ultimo anno ci sono problemi social (52%), criticità di gestione degli spazi con la famiglia (41,7%), disservizi tecnici (30,5%), logistiche e organizzative (43,7%).

Le persone vogliono tornare in ufficio perchè sentono la mancanza di socialità dal vivo (86,9%), arredi e sedute ergonomiche (38,9%), distinzione tra casa e lavoro (36,7%)  e di tecnologie e servizi prestanti (23,1%). 

Secondo i dati trasmessi dall’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano a novembre 2020, durante la fase più acuta dell’emergenza lo smart working ha coinvolto il 97% delle grandi imprese, il 94% delle pubbliche amministrazioni italiane e il 58% delle PMI, per un totale di 6,58 milioni di lavoratori agili, circa un terzo dei lavoratori dipendenti italiani, oltre dieci volte più dei 570mila censiti nel 2019.

Questo passaggio forzato e instaneo da occasionalità a routine prolungata ha messo in luce con molta evidenza vantaggi e svantaggi dello smart working sottolineando come questo modello di lavoro è vincente solo se applicato con flessibilità e con attenzione al miglioramento della qualità della vita e del lavoro. 

Possiamo quindi predire che l’ufficio nel 2021 tornerà a essere il luogo di lavoro di preferenza, a patto che sia flessibile, sicuro, connesso, condiviso e che abbia un ruolo chiave per il benessere delle persone e dell’azienda. 

L’ufficio continuerà a rivestire un ruolo importante per numerosi lavoratori e aziende e i vantaggi offerti da quell’ambiente, come la formazione, l’affiancamento e la collaborazione, rimangono essenziali come sono sempre stati. A patto che cambino le regole e che si trasformi una condizione emergenziale in un’opportunità. 

Un modello evoluto di smart working non può prescindere da un ripensamento dello spazio di lavoro. 

Lavorare agile significa identificare il luogo più adatto in cui portare a termine il proprio lavoro: che si tratti di un testo da scrivere, un report da ultimare, un brainstorming o un incontro commerciale. Per concentrarsi, confrontarsi, essere creativi servono i giusti spazi e i giusti stimoli. 

Questo nuovo modo di “consumare” lo spazio di lavoro comporta per le aziende l’opportunità di studiare modalità di lavoro differenti basate sulla flessibilità e sul concetto di work-rotation e non più sulla presenza continuativa. 

Per evitare affollamenti le aziende dovranno organizzare turni di lavoro e orari di ingresso e uscita differenti per i collaboratori. Non si ragionerà quindi in termini di metri quadri ma di postazioni necessarie e di funzioni d’uso dello spazio. Non più una scrivania per ogni per ogni dipendente, ma una riflessione su come i lavoratori hanno necessità di occupare lo spazio in funzione di tempi e attività da svolgere.

Ripensare lo spazio di lavoro in funzione di nuove modalità di lavoro porta con sé anche la riflessione sull’efficienza in termini di costo dello spazio di lavoro. 

Non si tratta di rinegoziare il canone di affitto con il locatario dell’immobile, ma di decidere di essere un’azienda agile. 

Con una presenza del personale in ufficio più dinamica e un andamento del business meno prevedibile le aziende sono meno orientate a vincolarsi con contratti di affitto a lungo termine in spazi di lavoro non modificabili.

La scelta di ottimizzare gli spazi di lavoro per ridurre i costi si sta orientando verso la ricerca di immobili che garantiscano il distanziamento sociale richiesto e il consolidamento del ruolo dei coworking e degli uffici flessibili in affitto. Questi ultimi offrono contratti all-inclusive e modulabili secondo le specifiche esigenze di un determinato periodo, comprensivi di tutte le spese ed incombenze di gestione, sanificazione e manutenzione dello spazio.

Con l’incertezza che si accompagna ai tempi delle vaccinazioni, la sicurezza resta una garanzia imprescindibile per lavoratore e datore di lavoro. Ma sicurezza significa anche benessere psicofisico e sappiamo tutti che un eccessivo isolamento in casa, nonostante l’enorme supporto delle tecnologie alla condivisione e collaborazione con gli altri, unito a uno stile di vita più sedentario e all’utilizzo di arredi domestici non ergonomici può avere effetti negativi sulla salute psicofisica delle persone. 

Per questo è fondamentale offrire ai dipendenti delle alternative al lavoro da casa, spazi in grado di garantire un alto livello di pulizia e sanificazione. 

Ma non si tratta solo di ridurre la densità degli spazi e di garantire il distanziamento professionale o il rispetto delle linee guida dei dpcm. Tra le altre cose, è necessario considerare una metratura adeguata a disposizione di ogni dipendente e la necessità di sistemare le postazioni in modo da garantire una distanza di sicurezza opportuna tra i dipendenti. 

Ridurre la densità all’interno degli spazi ad uso ufficio significa anche ripensare le aree comuni e il modo in cui le persone interagiscono e si spostano in ufficio. Potrebbe essere necessario migliorare i sistemi di aerazione, progettare sale conferenze più ampie, nuovi protocolli in cucina, corridoi a senso unico e ridurre la capacità degli ascensori.

I centri di uffici flessibili come Copernico mettono a disposizione chiavi in mano queste soluzioni, senza la necessità di dover sviluppare progetti di ristrutturazione degli spazi di proprietà. 

Inoltre, la necessità di ridurre o ottimizzare gli spostamenti dei dipendenti, le aziende dovrebberoavere più sedi, con uffici sparsi per la città, in modo che ognuno possa recarsi nella sede più vicina alla propria abitazione, magari senza utilizzare mezzi di trasporto pubblici o privati.

Il coworking di prossimità risponde a questa esigenza e garantisce flessibilità contrattuale e servizi tecnologici di livello molto più elevato rispetto a quelli della propria abitazione. 

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* sondaggio svolto da Copernico e Progetto CMR a novembre 2020 sulle rispettive community a cui hanno risposto circa 250 persone tra cui CEO, Founder, Presidente, C-Level e dipendenti di grandi, piccole e medie imprese.