Ci sono alcuni aspetti nell’esercizio di un lavoro che, pur non essendo strettamente legati all’operatività, finiscono per dire molto di noi in termini di professionalità e capacità di relazioni.

Temi come il comportamento e le capacità relazionali infatti non fanno proprio parte del bagaglio delle cose che bisogna “saper fare” per svolgere un incarico ma sui quali dobbiamo stare molto attenti perché possono inficiare i rapporti con clienti, colleghi e superiori.

La digitalizzazione e le conversazioni da remoto poi hanno aggiunto ulteriori difficoltà nell’interazione: come vestirci se dobbiamo affrontare una call su skype con un cliente? E per un colloquio conoscitivo? Scambio mail con un manager della propria azienda: stringati e subito al punto o discorsivi e formali?

Come mi vesto in azienda: qualche trucco sul dress code

È uno degli aspetti sui quali può sorgere un problema, soprattutto da quando il rapporto azienda-cliente sta diventando più personale e quindi una certa formalità, un tempo un must, sta lasciando lo spazio ad un look più rassicurante.

I modi di vestirsi quando si è a lavoro sono essenzialmente4, vediamo quando sono opportuni in relazione alle circostanze e cosa è bene evitare:

• Casual: è la modalità ideale nel momento in cui si svolge lavoro d’ufficio nel quale non è previsto un contatto diretto con i clienti, tipico dei settori creativi. A volte viene istituzionalizzate con iniziative come il “casual Friday” negli ambienti dove invece è di norma utilizzare uno stile più formale. Le donne possono così evitare di utilizzare tacchi e virare su calzature ed abiti più comodi, gli uomini evitare di stare tutto il giorno in giacca e cravatta ed optare per restare in maniche di camicia.

Occhio ai mesi estivi: molti hanno la tentazione di usare bermuda, gonne più corte o pantaloncini abbinandoli con sandali e/o infradito: se la direzione si esprime chiaramente in favore di questo livello di comodità va bene, altrimenti non provate a prendere iniziative.

• Smart-Casual: ci troviamo un gradino più su rispetto al casual classico. L’abbigliamento di tutti i giorni si alterna con elementi più eleganti per creare un mix ideale per comunicare un certo grado di professionalità senza rinunciare alla comodità. È il look preferito nelle startup o comunque nelle aziende con un’età media molto bassa, si compensa infatti con un filo di lusso ad una presunta mancanza di seniority. Viene molto utilizzato anche da chi ha esigenza di effettuare di continuo video conference call: questo look misto infatti è ben percepito da colleghi di pari grado o da partner commerciali nelle riunioni cicliche o in quelle con un fornitore. Dite però addio alle fantasie vicaci o alle t-shirt di gruppi musicali o che indosserebbe Sheldon Cooper: si comincia a fare sul serio.

• Business-Casual: siamo già nello stile più formale ma possiamo ancora giocare con gli accessori. Questo look è per le aziende più strutturate e per coloro che per lavoro sono soliti partecipare a pranzi di lavoro in esterna o a recarsi presso i clienti con i quali hanno rapporti diretti. Buono anche per i colloqui di lavoro o per quelli via Skype a patto che l’azienda sia dinamica ed il manager con cui ci si incontra sia un under 50. I must sono i colori tenui e quelli pastello, completi sia per uomo che per donna ma senza cravatta per lui per esempio e senza particolari monili per lei. Gonne all’altezza delle ginocchia o anche pantaloni, da evitare top con spalline sottili, stivali sopra il ginocchio, le sneakers, i jeans con trame particolari e tatuaggi in bella vista.

• Full-Business: qui c’è poco da dire, parliamo del look più formale possibile da tenere in realtà grandi e molto strutturate oltre che nelle occasioni ufficiali. Tipico di realtà come banche, assicurazioni e nei livelli più alti di management. Completo e camicia bianca d’ordinanza, lascia pochissimo spazio all’inventiva e non sono ammesse trasgressioni.

Tone of voice: come parlo (o scrivo) col capo?

Se l’immagine è il primo impatto con colleghi e clienti, il modo in cui si parla con gli altri dice molto della propria posizione e delle proprie competenze. Sicuri però di sapere sempre quando usare il tono giusto?

Per esempio in molte realtà i manager optano per usare il tu anche e soprattutto con i sottoposti: è un modo per esercitare quello che in politica si chiama soft-power: stabilire un contatto diretto informale che diminuisca le distanze.

Sia chiaro, il tu non vuol dire che si è tra pari, quindi evitiamo termini gergali ed amicali ed optiamo per uno stile pulito e garbato. Vale nel parlato così come nello scritto.

Attenzione quando scrivete una mail: un top manager ne riceve molte e a tutte le ore. Pur con un tono rispettoso andate subito al punto, siate sintetici ed usate elenchi puntati o numerati per elencare opzioni o scelte da prendere. Ordine e sintesi verranno percepiti come chiarezza nelle idee e rispetto del tempo altrui, discorso che vale anche per le cover letter quando ci si candida per una posizione di lavoro. Quattro righe molto chiare e dirette sono il modo migliore per non inimicarsi un recruiter!

Con i clienti il discorso è forse inverso: spesso bisogna portarli ad un compromesso tra ciò che vorrebbero e ciò che potete dare loro. Un rigo in più è una sorta di premura ed un modo per far capire che state dedicando loro più tempo possibile. Una mail stringata e standardizzata fa sentire come numeri ed è il modo più veloce di perdere un’opportunità.

Gesti, comportamento e gestione degli spazi: qualche trucco sulla prossemica

Veniamo all’ultima sezione, quella che riguarda gesti e gestione degli spazi nelle conversazioni.

Partiamo dai saluti: qualunque sia la posizione lavorativa del nostro interlocutore, partiamo sempre da una buona stretta di mano.

Evitate sempre di farla a braccio teso, indica diffidenza, così come di farla con una mano troppo rilassata, specie con un superiore: la stretta di mano è l’avvio di un ballo, se date dimostrazione di essere deboli, sarà l’altro a condurre. In alcuni contesti è bene utilizzare anche l’altra mano per dare un segnale di maggior vicinanza: appoggiarla sulla spalla di chi stiamo incontrando può essere un buon modo di indicare rispetto ma apertura mentale e voglia di inclusione. Non a caso quasi tutti i politici fanno così.

Mettetevi sempre al lato di un vostro collega quando parlate, le/gli state dicendo così che vi sentite un loro pari e che non hanno nulla da temere o di cui rispondere nella conversazione. Al contrario con clienti e superiori ponetevi di fronte: ricordate però di non incrociare mai le braccia e mai e poi mai mani in tasca. Nel primo caso le braccia conserte indicano un tentativo di auto-infondervi sicurezza (siete insomma sulla difensiva), il secondo gesto è un modo per creare distanza che disturba sempre l’interlocutore.

Quando incontrate un cliente nella vostra sede guidatelo nel vostro ufficio facendo strada, se invece ricevete un collega portatelo prima in uno spazio comune o in una zona ristoro: favorirete così un clima rilassato nel quale scambiare idee ed opinioni sul da farsi.

Call via Skype? Evitate gli ambienti esterni con i clienti (il rischio di baccano è troppo alto) così come l’avere alle spalle una parete senza alcun elemento di decoro. Optate per un ufficio con vista sulle foto del team o di qualche evento aziendale. Se invece siete in casa mai fare una call dalla camera da letto o dalla cucina: si va in soggiorno, parete attrezzata alle spalle e cercate di posizionare la web-cam poco sopra l’altezza della testa.