Ufficio virtuale: cos’è e istruzioni per l’uso

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Un ufficio virtuale è una soluzione moderna per avere tutti i vantaggi di un ufficio dedicato. Ma cos'è veramente e, soprattutto, serve anche a te?

1. L’ufficio virtuale, questo (s)conosciuto

A primo impatto, la parola ufficio associata a virtuale può risultare alquanto singolare. Un ufficio è un concetto concreto e materiale, e può stupire vederlo associato a un aggettivo che identifica qualcosa di così astratto e immateriale.


Allo stesso tempo, il termine virtuale, ormai, è parte del vocabolario comune: come ad esempio nel binomio realtà virtuale, che ormai utilizziamo frequentemente, e che proietta le persone in qualsiasi contesto desiderino, permettendo loro di provare emozioni e sensazioni assolutamente simili a quelle “reali”.

 

Virtuale richiama ciò che esiste e ciò che non esiste; il dualismo tra essere e non essere, presenza e assenza. 

 

Ma cosa vuol dire questo nel caso di un ufficio? Che cos’è in particolare il servizio di ufficio virtuale?

 

Un ufficio virtuale è una tipologia di servizio che offre ai professionisti e alle aziende che lavorano da remoto (e non solo) uno spazio di lavoro fisico a cui delegare alcune particolari attività, ad esempio indirizzo fisico, gestione corrispondenza ordinaria e speciale, numero di telefono dedicato, operatore telefonico per la gestione delle chiamate e sede legale, a prescindere da dove essi si trovino veramente.


Ad esempio, un consulente che si trova a Roma può usufruire di un indirizzo e di una segreteria virtuale a Milano, da cui facilitare qualunque operazione di logistica e invio di documentazione.

 

Nonostante l’assenza di quattro pareti fisiche, dunque, l’ufficio virtuale si presenta come una soluzione moderna per avere tutti i vantaggi e servizi di un ufficio senza sostenere i relativi costi d’affitto, e svolge alcune particolari funzioni, come gestione della posta ordinaria, ritiro e inoltro della corrispondenza speciale, e utilizzo dell'indirizzo del centro sui documenti societari.



Un ufficio virtuale non esclude la presenza di un ufficio fisico con le canoniche quattro pareti nello stesso luogo, e viceversa: sono la risposta a due esigenze, due necessità che possono coesistere nello stesso momento di vita di un'azienda. Un business può sentire la necessità di avere uno spazio di condivisione come, allo stesso tempo, di un ufficio virtuale in un'altra città, dove vogliono stabilire la propria presenza. 

 

Grazie all’ufficio virtuale, anche l’ambiente lavorativo può essere vissuto in tanti modi diversi. Il lavoro non è più solo un luogo, ma una questione di tools, skills, dispositivi e capacità. Non è solo essere in ufficio, ma anche non esserci. È rendere un impedimento un’opportunità. 

 

Posta Ufficio Virtuale

 

Dunque, un ufficio virtuale è un luogo 

2. Perché un ufficio virtuale e che servizi offre

Perché un cliente dovrebbe usufruire di un ufficio virtuale?

 

Ogni business, ovviamente, ha le sue necessità. In alcuni casi, imprenditori e freelance possono optare per lavorare da casa e avere comunque un indirizzo fisico di ufficio in grado di svolgere alcuni servizi rilevanti (come, ad esempio, la ricezione della posta).


Oppure può essere utile disporre di certi servizi in una città mentre il cliente risiede in un’altra.

 

"È una ottima soluzione che garantisce elevata flessibilità e possibilità di attivare servizi on demand (sale riunioni, etc). Pienamente soddisfatti!"

Ezio Poinelli di Hemera Ventures/HVS, cliente dell'Ufficio Virtuale in Copernico

 

In altri termini, ci sono alcune situazioni nelle quali è utile dotarsi di un indirizzo fisico per il proprio business. E come organizzarsi quando bisogna ricevere clienti o collaboratori?


Il luogo in cui ci si presenta è una sorta di biglietto da visita, trasmette la propria autorità e serietà. Accogliere un cliente, ad esempio, nella Library di Copernico Centrale fa sicuramente tutt’altro effetto.
 

Ma cosa fare, quando un professionista o un’azienda ha bisogno di tutti i benefit che un ufficio possa dare, come le qualità sopra elencate, ma è in una fase di business in cui non necessita dell’ufficio in sé?

 

colin farrell shrug GIF

 

Ed è qui che entrano in gioco gli uffici virtuali. 
 

Gli uffici virtuali sono un esempio di flessibilità, il luogo di lavoro che incarna al meglio l’evoluzione tecnologica, che rappresenta ciò che l’era digitale nella sua massima espressione ci può donare.
 

Gli uffici virtuali sono la scelta più adatta per chi non ha (magari anche solo temporaneamente) bisogno di un luogo fisso dove lavorare, ma non può comunque rinunciare a certi servizi, come un indirizzo fisico o la segreteria virtuale. È una scelta che può fornire una soluzione di rappresentanza prestigiosa e di design, dove fare un meeting vis-à-vis con clienti e collaboratori e comunque stupirli!

3. Quali servizi offrono gli uffici virtuali?

Ovviamente, vi sono pacchetti diversi di questo servizio. In una rete di luoghi di lavoro come Copernico, ad esempio, si ha la possibilità di usufruire di molti vantaggi utilizzando un ufficio virtuale:

 

  • Indirizzo fisico presso la location desiderata
  • Gestione corrispondenza ordinaria 
  • Scontistica nell’affitto di sale meeting
  • Accessi ad area lounge
  • Numero di telefono dedicato
  • Operatore telefonico per la gestione delle chiamate con risposta personalizzata, filtro e inoltro
  • Utilizzo dell’indirizzo del centro desiderato sui documenti societari (sede legale)
  • Ritiro ed inoltro, con cadenza periodica, della corrispondenza ordinaria e speciale (raccomandate, atti giudiziari, comunicazioni da Pubblica Autorità, sempre come sede legale).


I servizi di cui si può usufruire con l’ufficio virtuale sono molti e ognuno può decidere quale si addica di più al proprio business.

Ogni azienda, anche alle prime armi, ha bisogno di un indirizzo fisico, di un luogo di rappresentanza dove poter rivivere, seppur solo per un meeting o per una giornata, l’atmosfera viva e la tipica componente umana del coworking. 

E poi, che dire, avere la sede legale a Milano in una sede prestigiosa e dal design innovativo come Copernico fa tutto un altro effetto rispetto ad avere la sede legale a Campodimele in provincia di Latina.
Nonostante la dolcezza e il fatto che “un campo di mele al giorno tolga il medico di torno”, una sede legale e un indirizzo fisico in una località così poco nota rischierebbe di essere dannoso per la crescita di un’azienda 🍎🍎🍎.

4. Storia dell’ufficio virtuale

 

Tanto tempo fa, in una galassia lontana lontana… Ah no. Quella è un’altra storia.

 

La nostra storia invece ha inizio negli anni ‘70 negli Stati Uniti d’America. Un’azienda che si occupava di affittare uffici di nome Attorneys Office Management, iniziò ad offrire ai propri clienti (piccoli studi legali) il cosiddetto “off-site tenant program”.

 

In effetti, gli avvocati con base ad Attorneys erano spesso e volentieri dai propri clienti e viaggiavano molto; avevano più che altro bisogno di un luogo di rappresentanza dove fare i propri incontri e di una segreteria dove far lasciare i messaggi in loro assenza e ricevere la corrispondenza.
Ma dell’ufficio in termini fisici, per com’è descritto sul dizionario, ovvero un locale o gruppo di locali destinato all'esercizio di attività professionali, avevano ben poco bisogno.

 

E allora, a chi lavorava ad Attorneys Office Management venne un’idea geniale, talmente geniale che quasi si accesero le lampadine sulle loro teste: ma che ne pensiamo di dare a queste persone tutti i vantaggi di ufficio... senza però l'”ingombro” dell’ufficio stesso? 

 

hack my life kevin GIF by truTV

 

Ed ecco, proprio allora vide la luce per la prima volta l’”off-site tenant program”, in cui Attorneys Office Management offrì ai propri member tutte le tipologie di servizi più richiesti, come un posto dove incontrare i clienti, una segreteria, un locale poste e una sede legale, senza però offrire fisicamente un ufficio e delle postazioni.

 

Il programma? Un successone.



Anche se il vero momento di gloria arrivò poi agli inizi degli anni '90, quando la tecnologia iniziò a permettere a sempre più persone di lavorare da remoto.


Ed ecco come siamo arrivati agli uffici virtuali che conosciamo oggi, dotati di molti più servizi rispetto ai primi prototipi degli anni ‘70.
 

Giustamente, un tipico lettore di questo articolo, potrebbe alzarsi ed esclamare: “Ma oltre agli avvocati, perché altre categorie dovrebbero non volere un ufficio fisico, seppur solo per un certo periodo? A che pro?”.
 

Domanda legittima, lo capiamo benissimo. Ma oltre agli studi legali, i quali passavano la maggior parte del loro tempo in toga in tribunale, molte altre categorie di lavoratori hanno iniziato a percepire la stessa necessità e a sentire il bisogno di un ufficio virtuale, per un motivo o per l’altro.

 

5. A chi potrebbe interessare l’ufficio virtuale?

 

Le categorie di persone per cui l’ufficio virtuale è un’ottima idea sono le seguenti (rullo di tamburi):

il risparmiatoreil risparmiatore
il girovagoil girovago
il fan di risikoil fan di risiko
l'abito non fa il monacol'abito non fa il monaco

A.  Il risparmiatore 

 

Il risparmiatore è moderato nello spendere, e pondera attentamente ogni scelta che sta facendo. Conosce i rischi del mestiere, e sa che un business agli inizi è più un costo che un guadagno, ma ha comunque bisogno di un indirizzo fisico per la propria azienda.

Il risparmiatore opta quindi per un ufficio virtuale, che implica molti molti meno costi rispetto ad un ufficio vero e proprio. Uno dei vantaggi più apprezzati da coloro che ne usufruiscono.

 

B. Il girovago

 

Il girovago è sempre in movimento: tra un incontro al mattino con i clienti in una parte della città, un incontro con i fornitori da tutt’altra parte e un pranzo di lavoro, vede più il volante della propria auto che la sedia del proprio ufficio.


Anche questo esemplare ha ben poco bisogno di una sede fissa dove appoggiarsi. Ha invece bisogno di mobilità, flessibilità e convenienza.
Che sono esattamente i punti di forza del nostro ufficio virtuale.


Non ha senso pagare un ufficio per non esserci mai, no?



C. Il Fan di Risiko


E poi c’è quello che, come nel gioco da tavolo Risiko, vuole conquistare più posti possibili. Le grandi aziende o multinazionali che vogliono moltiplicare le proprie location e avere più indirizzi, con la possibilità di accesso ad un numero maggiore di sale meeting e con lo scopo di stabilire maggiormente la propria presenza nel mercato e sul territorio prescelto.

 

D. Quello che “L’abito non fa il monaco, ma…”


E poi c’è chi, soprattutto agli inizi, vuole puntare sull’apparenza. Chi ben comincia è a metà dell’opera si dice, no?


Ma mettendo da parte i luoghi comuni, accogliere investitori o potenziali clienti in una location poco curata è molto diverso che, ad esempio, accoglierli in un luogo come Copernico Isola for S32.

Chi usufruisce di un ufficio virtuale può avere uno, due, o tutti e quattro i caratteri appena elencati. Che uno sia più spinto dalla necessità dell’indirizzo fisico, dal costo vantaggioso o dal bisogno di una sede di rappresentanza, ha poca rilevanza, perché alla fine ottiene comunque un servizio che, in un modo o nell’altro, beneficia tutte queste aree. 


Grazie a tutti questi servizi, infatti, si rende reale l’idea di ufficio, nonostante il dissociamento di esso dalla concretezza e dalla realtà. Hai un indirizzo, una segreteria, ma, di fatto, non hai un vero e proprio ufficio. Non hai un locale, delle mura, ma solo i servizi che lo caratterizzano.


La concretezza però di un ufficio si può rivivere facilmente: in una rete di luoghi di lavoro come Copernico, si ha la possibilità di affittare anche le sale meeting, vivendo quindi in modo più “umano” e “reale” quello che è l’ambiente dell’ufficio virtuale.

 

Un ufficio virtuale in Copernico umanizza quella che è la natura dell’ufficio virtuale, che passa da astratto a concreto, diventando una vera e propria esperienza.

 

Ok, ora abbiamo capito cosa sia un ufficio virtuale, quali siano i suoi vantaggi e le tipologie di persone che lo utilizzano.


Ma c’è un’altra domanda fondamentale che un business si deve porre prima di addentrarsi in questo mondo: “ho il business giusto per avere un ufficio virtuale?


Ma la vera domanda è: “quale business non è giusto per avere un ufficio virtuale?”



Ogni business è adatto ad avere un ufficio virtuale perché ogni business può beneficiarne. Ogni persona si può immedesimare in un risparmiatore, un fan di Risiko o in un girovago.
 

Ogni azienda si può trovare nella condizione di aver bisogno di una sede speciale e di prestigio, di un indirizzo fisico dove far recapitare la corrispondenza o, in questo caso, di un ingresso prestigioso in un’area lounge. Ogni azienda può optare per questo servizio aggiungendolo ad un ufficio fisicamente esistente: l'uno non esclude l'altro, rispondono solo a bisogni e desideri differenti.


L’ufficio virtuale risponde a tutte queste esigenze, dando la possibilità al lavoratore da remoto di rendere reale il proprio ufficio, seppur concretamente dando vita a qualcosa di inesistente.

6. I costi

Il costo, come precedentemente notato, è sicuramente minore rispetto all’affitto mensile di un ufficio dedicato fisso, o di una postazione in coworking.

 

In Copernico, ad esempio, ci sono varie tipologie di pacchetti per i lavoratori da remoto che optano per questa tipologia di ufficio. 


Eccoli di seguito:

 

 

  1. MAIL BOX 

 

  • Indirizzo fisico presso il centro desiderato
  • Gestione corrispondenza ordinaria: Notifica giornaliera delle corrispondenza (plico A4)
  • 10% di sconto sull’affitto delle sale meeting (dal lunedì e venerdì)
  • Ritiro pacchi 30€

 

  1. BASE 

 

  • Indirizzo fisico presso il centro desiderato
  • Gestione corrispondenza ordinaria
  • 10% di sconto sull’affitto delle sale meeting (dal lunedì e venerdì)
  • 1 accesso al mese all’area lounge del centro desiderato
  • Numero telefono dedicato con servizio di inoltro diretto delle chiamate
  • Ritiro pacchi 30€

 

  1. ASSISTENTE TELEFONICO 

  • Indirizzo fisico presso il centro desiderato
  • Gestione corrispondenza ordinaria
  • 10% di sconto sull’affitto delle sale meeting (dal lunedì e venerdì)
  • 1 accesso al mese all’area lounge del centro desiderato
  • Operatore telefonico per la gestione delle telefonate con risposta personalizzata, filtro e inoltro

 

  1. SEDE LEGALE 

 

  • Utilizzo dell’indirizzo del centro desiderato sui documenti societari
  • Ritiro ed inoltro, con cadenza periodica, della corrispondenza ordinaria e speciale (raccomandate, atti giudiziari, comunicazioni da Pubblica Autorità)
  • 10% di sconto sull’affitto delle sale meeting (dal lunedì e venerdì)
  • 1 accesso al mese all’area lounge del centro desiderato
mail boxmail box
pacchetto base virtual officepacchetto base virtual office
assistente telefonico  ufficio virtualeassistente telefonico  ufficio virtuale
sede legale ufficio virtualesede legale ufficio virtuale

7. Conclusione

L’ufficio virtuale è un nuovo modo di vivere il lavoro. È un ufficio senza l’ufficio, i cui numerosi vantaggi fanno gola a molte categorie di persone: colui che vuole risparmiare, colui che vuole un posto di rappresentanza, chi è interessato alla sede legale e chi ha bisogno di ottenere un indirizzo aggiuntivo per far accrescere il proprio business. È una risposta ad una (o più) particolare necessità, che però non modifica o altera il desiderio di vivere l'ufficio anche realmente.


Un ufficio virtuale non è al posto di un ufficio dedicato, ma in concomitanza di, se si desidera.

 

L’ufficio virtuale è la conferma del fatto che i tempi stiano cambiando: il lavoro da remoto è semplicemente una delle possibilità irrinunciabili della contemporaneità, che richiede spesso nuovi modelli. E tali, permettono all’uomo di vivere al meglio questa nuova dimensione, adattandosi e plasmandosi insieme ad esso alle proprie esigenze.

 

Per colmare il divario tra presenza e assenza, tra ciò che c’è e non c’è, l’uomo ricorre al virtuale, anche nel mondo del lavoro: non servono più mura e scrivanie per definire tale un ufficio, non serve più esserci fisicamente per vederlo o fruirne.
Grazie al virtuale, anche l’ufficio diventa a portata di mano di tutti, garantendo servizi e comfort che altrimenti rimarrebbero inutilizzabili per chi lavora da remoto.

 

L’ufficio virtuale diventa reale nella misura in cui trasforma gli impedimenti in opportunità, e il non esserci in esserci: ed è per questo che segnala un ulteriore passaggio verso il futuro del mondo del lavoro, dove si può scegliere non solo da dove lavorare, con chi, attraverso quali strumenti, ma anche dove "costruirsi" un ufficio senza pareti fisiche, ma che sembra quasi vero.

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