Rivisto il giorno 4.02.2021
Gli uffici condivisi sono spazi di lavoro dedicati a una sola azienda all’interno di un luogo dove la condivisione e l'ispirazione è ovunque ti giri, compatibilmente con il social distancing.
Se ti sei imbattuto in questo articolo, significa che ti interessa il mondo degli uffici condivisi e dello smart working.
Complimenti, anche noi siamo appassionati di questi temi, e non vediamo l’ora di parlartene! Anche perché se ne sente parlare sempre di più.
Il nostro obiettivo con questo articolo è di fare un po’ di luce sul mondo degli uffici condivisi (definiti anche uffici flessibili o serviti), anche perché sappiamo per nostra esperienza quanto siano importanti per praticare lo smart working, la nuova opportunità di gestione del proprio lavoro che si basa sui concetti di fiducia, flessibilità e organizzazione.
Ma prima di proseguire, facciamo un passo indietro.
Molte persone fanno confusione tra ufficio condiviso, business center, coworking e catalogano tutto sotto quest’ultimo epiteto.
Ma cosa sono veramente gli uffici serviti, e qual è la differenza con il famigerato coworking? (Tranquilli, è meno complicato di quanto possa sembrare!)
Gli uffici condivisi sono luoghi di lavoro dedicati a una sola azienda, inseriti all’interno di una location dotata di diversi spazi comuni, come aree break, lounge e cafè, dove poter interagire e fare networking con altre realtà (rispettando le norme di sicurezza e igiene vigenti).
A volte capita di leggere su internet articoli in cui “uffici condivisi” e “coworking” vengono usati come termini interscambiabili. Ma non sono la stessa cosa, e ora vi spieghiamo perché!
Il coworking è un modello di lavoro che prevede la condivisione degli spazi di un ambiente lavorativo con altre persone non necessariamente impiegate nella tua stessa azienda.
Un luogo di lavoro collaborativo e stimolante dove si respira una forte energia vitale e tanto, tanto lavoro agile.
Gli uffici condivisi, invece, sono spazi di lavoro arredati, serviti, dedicati, e immersi in un ambiente dove la condivisione di idee favorisce il nascere di nuove opportunità lavorative.
La loro specificità è che siano flessibili, il loro design adattabile ai bisogni di ogni azienda, e pensati apposta per creare un’esperienza lavorativa maggiormente ricca di stimoli e occasioni d’incontro. Un ufficio pensato apposta per ogni esigenza e per favorire la collaborazione, anche in sicurezza!
Il denominatore comune per entrambe le opzioni è proprio questo, alla fine: essere immersi in un ambiente di lavoro che stimoli il confronto e generi valore, sia per i professionisti che per le aziende stesse.
Continua il boom dei contratti flessibili, connotato tipico degli uffici in spazi condivisi, che adesso prevedono anche il social distancing. Si vede già nelle tech companies, la cui domanda per spazi di lavoro non tradizionali aumenta sempre: vista l’incertezza del loro status e del loro futuro, le startup preferiscono non dedicarsi a contratti troppo permanenti, visto che non sanno come evolveranno nell’arco di 12-24 mesi.
Arriva una conferma del trend anche da parte della ricerca annuale di IWG Global, su un campione di 15mila persone dislocate in 80 Paesi diversi, che sostiene che il 77% delle aziende sta introducendo lo Smart Working in aziende per trattenere i talenti.
Per il 75% delle persone intervistate, lo Smart Working è la nuova normalità, marcando il fatto che le aziende che non lo attuano stiano perdendo la possibilità di attrarre nuovi talenti.
Inoltre, sempre la stessa ricerca, evidenzia che ormai l’83% delle persone non scenderebbero più ad un compromesso: un’azienda che non offre la possibilità di fare Smart Working non è più un’opzione, e il 28% afferma anche che preferirebbe di poter scegliere il luogo dove lavorare piuttosto che qualche giorno in più di ferie.
A parte i fan di serie televisive come Mad Men o The Office, generalmente chiudendo gli occhi e pensando alla parola ufficio, è probabile che ci venga in mente qualcosa di molto simile a quanto descritto da un normalissimo dizionario: un locale o gruppo di locali destinato all’esercizio di attività professionali, nel quale è possibile accedere ad orari prestabiliti.
Che sia per un professionista, una piccola startup o una grande multinazionale, l’ufficio di oggi è ormai visto come uno spazio flessibile e dinamico: un luogo moderno dove, dall’open space all’open mind, tutto risulta più aperto, un luogo pronto a farsi plasmare da chi lo vive e a creare nuove sinergie. In totale sicurezza, ovviamente!
Ma quindi, quali sono le vere differenze tra un ufficio tradizionale e un ufficio condiviso come in Copernico?
È tutta una questione di…
Branding: un ufficio tradizionale viene creato con l’idea di adattarlo alla cultura del brand che lo vive. La maggior parte delle volte attraverso l’aiuto di uno specialista esterno (un designer, un arredatore), che allestisce l’ufficio ad immagine e somiglianza dei valori dell’azienda.
Un ufficio condiviso, invece, è un ufficio standard che puoi personalizzare tu in base alle tue esigenze, ma incaricando l’owner del building, senza quindi dover fare appello a qualcuno di esterno!
L’ufficio e il luogo di lavoro in cui è inserito sono ormai diventati parte del brand: non si tratta più solo di muri, scrivanie e lampade, perché oltre alla componente materiale ce n’è anche una immateriale che si percepisce ancor di più.
Chi gestisce l’edificio deve creare spazi intelligenti, flessibili, connessi e aperti, in modo tale che le persone possano sia svolgere le proprie mansioni, che evolvere e crescere come professionisti e individui.
Community: un ufficio condiviso è un luogo di lavoro che crea un alto senso di appartenenza con il resto del building, dando vita a molte occasioni di engagement.
La missione di ogni abitante dell’ufficio è di accrescere il proprio network, conoscere persone che possano ispirare la propria attività e la propria persona.
Un ufficio tradizionale, invece, è un piccolo sistema-mondo limitato alle persone che lo vivono: le persone che lo abitano al momento del caffè del mattino sono le stesse che troverai anche la sera prima di andar via.
Non si ricrea un’agorà, una piazza dove le persone possano incontrarsi e confrontarsi.
Ufficio capillare: un ufficio tradizionale è una location singola, un luogo solo dove potenzialmente ti rechi ogni giorno, entrando alle 9 ed uscendo alle 18, svolgendo il tuo lavoro tranquillamente e in sicurezza.
Un ufficio condiviso è parte di una rete, di un ecosistema dove il tuo ufficio non è un luogo a sé, ma parte di qualcosa più grande, di una location dove ad ogni porta che vedi c’è un’occasione di accelerazione del tuo business, dove ad ogni postazione c’è un’opportunità.
Durata e tipologia contrattuale: gli uffici per come ce li siamo sempre immaginati hanno sempre avuto un contratto fisso di lunga durata, valido per 6-12 anni.
Ma un ufficio condiviso come quello che puoi trovare in Copernico, invece, ha soluzioni personalizzate per quanto riguarda la proposta contrattuale, ed è possibile modellarlo in base alle proprie esigenze.
È tutto a misura dell’azienda.
Ma non finisce qui.
Ci sono molti altri pregi dell’ufficio condiviso, come:
Scambiare professionalità
Avere a che fare con un ecosistema fitto fitto di persone significa avere a portata di mano qualsiasi cosa.
Nel momento in cui serve interfacciarsi con un altro professionista per il nostro lavoro, sicuramente non dover andare attraverso l’iter di ricerca su internet o passaparola può essere d’aiuto: serve un designer? Un consiglio da un esperto del mondo digital? Il parere di un mago della comunicazione? Basta guardarsi attorno per avere le opportunità a portata di mano.
Trovare l’ispirazione
L’ispirazione è un qualcosa che arriva quando meno te l’aspetti, quando sei a lavoro ma anche quando sei semplicemente immerso in uno spazio oggettivamente bello e dove ti senti a casa.
L’ispirazione è ascoltare le storie delle persone a fianco a te in una lounge, lasciarsi trasportare dalle loro esperienza di vita e professionali, e farsi venire un’idea geniale grazie alla chiacchierata in ascensore con il vicino di ufficio.
Prima regola della Community? Interagire con la Community (dotati di mascherina)!
Avere un luogo di rappresentanza
“Un libro non si giudica dalla copertina”. Questo, è un detto assai noto. Ma, se la copertina è bella, è già un ottimo punto di partenza.
Lo stesso vale per un ufficio: se inviti degli investitori, delle persone importanti all’interno di uno spazio angusto e mal curato, sicuramente non darai una buona impressione del tuo business e della tua professionalità.
Un luogo dal design innovativo e dall'estetica ricercata, invece, può sicuramente aiutare un'azienda o un professionista ad apparire ancor più professionali. Le aziende moderne devono trasmettere valori, e le loro sedi devono essere in grado di rappresentarli.
È così che nascono gli smart place con tutti i loro vantaggi.
Per rispondere alla domanda iniziale su quale sia la differenza tra un ufficio tradizionale e un ufficio dell’era digitale, bisogna rispondere anche ad un’altra domanda amletica, che indaga su uno degli aspetti lavorativi più importanti, la produttività:
Si è più produttivi lavorando da soli o in gruppo?
Ebbene, le correnti di pensiero sono svariate: come riporta anche l’Harvard Business Review nell’articolo intitolato “Sometimes, it’s better to brainstorm alone”, dedicarsi ad un momento di riflessione con sé stessi per giungere a nuove idee creative è imprescindibile.
Ma dall’altro lato, in un altro articolo dell’Harvard Business School intitolato “Bright Ideas: The Creative Power of Group” è promossa l’idea che lavorare da soli sia la ricetta perfetta per non fare del proprio meglio.
Ma chi ha ragione?
Il modo migliore per essere veramente produttivi non è né stando sempre isolati, né stando sempre in gruppo, ma creando un giusto mix tra le due varianti, come sostenuto nell’articolo di Fast Company “Are people more creative alone or together? Trick question”.
Il modo migliore per massimizzare le proprie potenzialità creative è di oscillare placidamente tra i momenti solitari e quelli in team, in un “avanti e indietro” ben strutturato e bilanciato dove il giusto equilibrio tra solitudine e compagnia può portare a momenti di epiphany che neanche James Joyce si sarebbe sognato.
È naturale che a volte abbiamo bisogno di isolarci, di ritagliare il nostro spazio per poter giungere a quel momento “Eureka!” che accenderà magicamente ogni lampadina presente sopra le nostre teste, e che altre volte sia necessario confrontarci con i nostri colleghi e amici per aggiungere al puzzle proprio quel tassello mancante che sicuramente non avremmo trovato da soli.
Quante volte uno sguardo da un’altra prospettiva mette tutto in ordine?
La verità è che gli esseri umani sono molto più creativi quando hanno sia tempo per sé stessi che tempo con altri.
All’Università del Texas, ad Arlington, hanno fatto un esperimento che supporta proprio quest’idea.
La sperimentazione si strutturava in questo modo: in una prima parte, un gruppo di persone scriveva idee in modalità brainstorming, per poi lavorarci su individualmente. In una seconda parte, il processo veniva invertito, dando modo alle persone di scrivere le idee prima individualmente, per poi confrontarsi successivamente.
Questo secondo gruppo produsse il 37% di idee in più rispetto al primo.
Nella terza parte dell’esperimento il secondo gruppo è stato strutturato secondo una logica ripetitiva di:
1-momento di lavoro e brainstorming solitario
2-momento di lavoro e brainstorming in gruppo
3-momento di lavoro e brainstorming solitario
4-momento di lavoro e brainstorming in gruppo.
Questo processo che ha oscillato tra momenti di lavoro solitari e condivisi ha prodotto ben il 71% di idee in più.
L’ispirazione, certamente, arriva quando ti fai trovare al lavoro. Ma, sicuramente, la differenza la fai quando ti fai trovare al lavoro nel modo giusto.
Un giusto mix tra lavoro da soli e lavorare con gli altri è il modo migliore per aggiudicarsi un’idea creativa e originale. E quale luogo migliore per farlo, se non in una location che offra sia uffici privati che spazi di lavoro condivisi?
Con tutti questi benefici sarebbe naturale pensare che un ufficio condiviso costi di più: ma non c’è niente di più sbagliato!
Se si considerano il canone di locazione dell’ufficio, i costi di gestione, le pulizie, la connettività ad internet e alla telefonia (con assistenza), le utenze (elettricità, riscaldamento e raffrescamento), la manutenzione del locale (sia per quanto riguarda la parte idraulica ed elettrica che quella tecnologica), le spese condominiali (acqua, gestione dei rifiuti, la pulizia delle aree comuni), la manutenzione degli uffici e degli arredi, i calcoli parlano chiaro: un ufficio tradizionale è molto più costoso.
E non parliamo solo di un costo economico, ma anche di un costo in termini di tempo: occuparsi di tutte queste commodity sicuramente porta via molto tempo, tra email, chiamate, ricerca del miglior fornitore, preoccupazioni, energie, e chi più ne ha più ne metta.
Consideriamo anche l’eventualità che un ufficio sia proprio da cercare: contattare un’agenzia, l’ufficio adatto, guardare su internet gli annunci, e visitare eventuali location, sono tutte attività onerose oltre che perditempo.
Un grande risparmio, sia in ore, che in euro.
Grazie ad un ufficio condiviso in Copernico hai incluso nel prezzo tutta una serie di servizi, come:
Come riporta il Sole 24 Ore:
A fine 2018 gli spazi di lavoro flessibili hanno rappresentato nell’area Emea, in media, l’1,5% del mercato totale degli spazi a uso uffici, con picchi isolati pari al 5% ad Amsterdam e a Londra
I dati vengono riportati dall’indagine di Colliers International “Flexible Workspace Outlook Report 2019”, condotta sul mercato immobiliare direzionale di 22 tra le principali città europee.
Secondo questo report, saranno 750mila i futuri lavoratori che entro il 2022 occuperanno il 50% in più degli spazi di lavoro flessibili nell’area dell’Europa, Medio Oriente e Asia.
Tra le città che si imporranno nel trend troviamo, in pole position, Berlino, Bucarest, Monaco e Praga.
Per quanto riguarda l’Italia troviamo nuovamente le conferme di Milano e Roma, con 64 e 38 strutture e rispettivamente 364 mila e 162 mila metri quadri di spazi flessibili.
Circa 10 anni dopo il lancio dei primi spazi di coworking, a inizio 2020 in Italia c'erano 665 spazi che offrivano questo servizio, una media di circa 1 ogni 90 mila abitanti.
Il trend di crescita degli spazi di lavoro flessibile è molto forte, e c’è un ampio potenziale di crescita, specialmente se consideriamo la relazione con la popolazione.
Milano, senza grande sorpresa, è la città italiana con la più grande presenza di spazi di coworking: in termini numerici, siamo a 90 spazi di coworking, circa il 13% del totale. Equivale a 1 spazio ogni 14 mila abitanti.
Negli ultimi anni Milano sta guidando la crescita del settore del lavoro flessibile in Italia, con operatori in aumento del 135% e spazi del 205%, grazie all’avvento di nuove economie come Gig e Tech, una maggior apertura mentale e culturale delle aziende, e un crescente supporto delle istituzioni.
Roma si aggiudica la medaglia d’argento, grazie alla sua crescita negli ultimi anni, con oltre 50 spazi, 1 ogni 50 mila abitanti.
Bologna, con la medaglia di bronzo, è la terza città in questa classifica, con 17 spazi. Torino, invece, arriva subito dopo con 15.
Oggi un grande numero di brand locali operano nel mercato degli spazi di lavoro flessibile.
Solo nel 2017, ci sono stati almeno 700 operatori unici nei 20 principali mercati europei, il cui 20% ha aperto negli ultimi 2 anni.
Meno del 15% dei brand europei opera in più di 3 location, il che rende solo una manciata di brand veramente e, a tutti gli effetti, internazionali. E proprio queste aziende, proiettate verso l’estero e oltre, stanno crescendo moltissimo, affermandosi tra i 5 top brand ad essersi accaparrati il 50% del mercato degli spazi di lavoro.
In Europa, la flessibilità è aumentata del 29% dal 2017.
Il boom di coworking ha interessato maggiormente città più nordiche come Amsterdam, Berlino, Londra, dove gli spazi di coworking sono cresciuti di ben il 25-35% annuo!
Ormai è evidente: la flessibilità, per le aziende, non è più solo un’opzione ma una necessità. Da accessorio nice to have siamo passati a prerogativa need to be. Chi gestisce gli spazi di lavoro non vende più solo metri quadri, ma veri e propri luoghi in cui possono avvenire eventi, contaminazioni e connessioni.
Il modo in cui le persone vivono il mondo degli spazi condivisi e, quindi, degli uffici flessibili, è totalmente cambiato, inserendosi in un meccanismo di evoluzione avanzato.
Il cambiamento è una nuova costante, l’evoluzione la nuove routine, ma una cosa rimane certa: con il passare del tempo, i confini tra vita lavorativa e privata continueranno a confondersi, e gli uffici del futuro non si identificheranno più con sedie, scrivanie e mura (o per riprendere la definizione iniziale, un locale o gruppo di locali destinato all’esercizio di attività professionali, nel quale è possibile accedere ad orari prestabiliti).
Gli uffici condivisi del futuro saranno una vera e propria esperienza, un vero e proprio momento di connessione in grado di ispirarci e aiutarci a far accelerare il nuovo business, con la comodità di essere in un luogo di design e funzionale.
Noi di Copernico non vediamo l’ora di vedere cosa succederà, e di continuare a far parte di questo mondo in evoluzione. E voi?
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