Secretary.it

In Community we Trust
Francesca Zuffi

una community innovativa dedicata alla manager assistant

Secretary.it, la prima community italiana dedicata alla figura dell’assistente di direzione, nasce da un’idea di Jessica Alessi. Siamo a metà degli anni ‘90 oltreoceano, in Argentina, per l’esattezza a Buenos Aires: “all’epoca lavoravo per una società di comunicazione che mi aveva affidato la gestione e l’animazione di un club di fidelizzazione dedicato a chi prenotava camere e meeting di una prestigiosa catena alberghiera internazionale. Mi è bastato un attimo per capire che il ruolo di “segretaria” si stava trasformando. Non più solo una mera esecutrice ma una perfetta organizzatrice, decision maker e soprattutto problem solver”.

“ Al mio rientro in Italia nel 2000 - quasi dieci anni dopo - ho voluto portare il mio progetto con me e ho coinvolto da subito una perfetta assistente, che è poi diventata la co-founder della società. Emancipata, plurilingue, autonoma e abituata a gestire relazioni internazionali: mia sorella Vania!”

E da qui inizia l’avventura. E’ il 2001, dovrebbero essere tempi giusti per una community online ma le prime 1.000 iscritte mandano ancora i moduli via fax. Per fortuna dovrebbe essere l’era del digitale!

“Fin dall’inizio abbiamo deciso di puntare su aggiornamento e formazione professionale stringendo partnership con le migliori Business School Manageriali, tra cui Il sole 24ORE, Istituto di Ricerca Internazionale e SDA Bocconi, e creato le prime occasioni di incontro e confronto come il Congresso nazionale delle Assistenti di Direzione”.

Parole chiave: professionalità – formazione – networking! Jessica, Vania e tutto il loro team si sono messe da subito a disposizione delle assistenti e delle loro aziende per aiutarle a svolgere al meglio le loro attività quotidiane in ufficio supportandole con consigli, suggerimenti, soluzioni e selezione di fornitori qualificati b2b - da cui è nata anche la guida “La Guida per la Manager Assistant”.

Tante sono le iniziative che Secretary.it ha organizzato, non solo per sostenere ma anche per celebrare la figura dell’assistente di direzione. Ad esempio, il Premio Assistente dell’anno e il Secretary Day, ma anche il Manuale di scrittura per l’Assistente di Direzione con strumenti e modelli pratici per una comunicazione efficace, commissionato da Buffetti Editore e che in soli due anni è già alla seconda edizione aggiornata con la comunicazione 2.0, i social network e l’organizzazione di eventi.

Insomma, il team oggi è il problem solver delle problem solver, un punto di riferimento indispensabile per la community, per le necessità professionali e non solo!

Ma qual’è oggi l’identikit dell’assistente? “Generalmente una donna (98% nella community), laureata con una buona conoscenza delle lingue straniere, che padroneggia gli strumenti informatici, gestisce agende complesse, organizza viaggi, riunioni, piccoli o grandi eventi, e che vanta una serie di competenze, dette soft o trasversali, come organizzazione ed efficienza, autonomia e flessibilità, funzioni di filtro e di mediazione nella gestione dei processi e nelle relazioni tra i differenti livelli aziendali. Una persona efficace e comunicativa, in grado di gestire lo stress. Insomma, è sicuramente un punto di riferimento importante per dare continuità al business”. Le nostre Secretary hanno ben presente anche quello che sarà l’assistente del futuro: “innoverà il suo ruolo a 360°, con particolare attenzione a ciò che ruota intorno all’azienda, per acquisire più responsabilità e competenze nei vari progetti dei team aziendali. Ci sarà un focus sempre più forte su comunicazione e gestione delle relazioni: l’assistente sarà una mediatrice tra il manager e il resto del mondo, interno ed esterno, e dovrà essere riconosciuta sempre meno per la sua funzione di filtro, ma piuttosto per la sua capacità di agevolare e direzionare le informazioni utili e proficue per il raggiungimento degli obiettivi aziendali”.

Di fatto, se il manager deve sempre più far “collavorare” al meglio le persone all’interno e all’esterno dell’azienda, il ruolo dell’assistant non può che partire da qui.

Una community così innovativa e rivoluzionaria non può che far parte di Copernico. “Non solo sposteremo fisicamente gli uffici di Secretary.it, ma parteciperemo con la nostra energia e creatività alla contaminazione delle persone e delle organizzazioni che graviteranno intorno a questo meraviglioso progetto. Saremo parte attiva ed integrante dei servizi offerti a imprese, aziende, start up offrendo assistenza specializzata a supporto di manager e nuovi imprenditori. Abbiamo anche sviluppato una nuova iniziativa a servizio della nostra community e delle aziende che ne beneficeranno, che proietta un ruolo fino a qualche anno fa ritenuto “tradizionale” nella dimensione futura del mondo del lavoro e che sarà fondamentale per aprire a nuovi orizzonti collaborativi. Ma per oggi vi abbiamo già raccontato troppo!"