Dallo smart working all'home working

In un momento in cui lo smart working, o anzi, home working, sono una condizione obbligatoria per la maggior parte di noi,con le tecnologie scopriamo che sappiamo lavorare bene anche a distanza, senza doverci confrontare ogni minuto, trovando spazio per la concentrazione e spazio per la condivisione a seconda del bisogno.


Abbiamo visto che questo molto spesso è anche meglio, siamo più produttivi.

Ad esempio, ritroviamo la nostra pace per lavorare a task di concentrazione, ritroviamo il tempo perso per assistere a webinar di approfondimento e fare un po’ di sana formazione.


Quante volte vi siete salvati articoli e link che avreste voluto approfondire senza avere però l’occasione o il tempo per farlo? Ora quel tempo c’è, ci è stato nuovamente donato, e dobbiamo solo capire come adoperarlo.
 

“Devo liberarmi del tempo
e vivere il presente giacché non esiste altro tempo
che questo meraviglioso istante.”
Alda Merini
 

 

È questo il momento in cui siamo anche capaci di scoprire questo “nuovo paesaggio del lavoro” decisamente più domestico, e cercare non solo occasioniper essere produttivi, ma anche per crescere professionalmente e personalmente, tenendo presente che questo ambiente nel quale ci si muove verrà modificato dalle nostre azioni anche in maniera non prevista. 

Del resto – e chi lo pratica da tempo lo sa – alla base della “filosofia” dello smart working c’è proprio l’idea di riuscire ad ottenere un miglior bilanciamento tra vita lavorativa e vita privata.


Come sottolineato nella ricerca Copernico. Il nuovo paesaggio del lavoro  condotta dallo Studio Carlo Ratti Associati (in collaborazione con Copernico, BNL e Arper) il lavoratore moderno è “nomade” nello spazio, ma anche nell’organizzazione del suo tempo, e come tale tende a intrecciare momenti di lavoro a momenti privati, a volte sovrapponendoli.
Il nomadismo a cui ci riferiamo è un nomadismo funzionale, che indica la necessità di muoversi all’interno di un territorio alla continua ricerca di occasioni di produttività, tenendo ben conto che questo ambiente in cui ci muoviamo verrà modificato in un modo che non possiamo prevedere.

Nello studio menzionato sopra, si fa un paragone del lavoratore moderno al pastore, il quale nomade si muove con il suo gregge, intercettando i percorsi degli altri pastori, ma modificando comunque il proprio percorso, consumando alcune risorse e creandone di nuove.


E come hanno fatto i pastori, anche la classe creativa ha seguito la propria natura nomade, ricercando però di muoversi in uno spazio che li riconnettesse con le proprie origini e il proprio senso di appartenenza.
Origini che si possono trovare in un luogo comunitario o nelle caratteristiche degli spazi e luoghi che si frequentano.


E così nascono i luoghi di smart working.


Ora, soprattutto in questo marzo 2020 molto particolare, la possibilità di muoversi nello spazio è decisamente limitata. Questo ci dà l’occasione di vivere le nostre giornate in modo più consapevole, trasformando il limite spaziale in opportunità di sviluppo mentale.

Come trasformare l’home working in smart working

 

Chi è abituato a lavorare per obiettivi e in contesti flessibili, chi è parte di una community consolidata come quella dei coworking e degli uffici flessibili, è ormai allenato a distribuire bene il proprio tempo tra lavoro, sviluppo di relazioni e tempo per sé.


In Copernico ad esempio, lavorare in modalità smart è sempre stato all’ordine del giorno: che fosse fare un meeting allo smart working cafè di me•nu, fare un brainstorming in giardino in Copernico Centrale, o una call dalla terrazza vista Milano di Copernico Isola for S32, l’agilità e la dinamicità sono sempre state caratteristiche intrinseche del mondo copernicano.


Ma chi ha iniziato a praticare lo smart working, o in questo caso vero e proprio home working, per la prima volta, potrebbe scoprire che mantenere questo intreccio in maniera sana e consapevole non è sempre facile.


Certo, i tanti flash mob e gli appuntamenti social promossi durante marzo ci hanno aiutato a staccare un po' e a sentirci ancora parte di una comunità, parte di un qualcosa di forte e inscindibile, ma per trovare il giusto bilanciamento ci vuole tanta esperienza e molta pratica.

Ecco allora la ricetta di Copernicoper uno smart working “bilanciato” anche da casa:

1.     Rimanere produttivi e connessi con il proprio team

2.    Continuare a pensare al futuro

3.    Curare il proprio benessere fisico 

4.    Rinforzare il benessere mentale e la creatività

1. Rimanere produttivi e connessi al proprio team

Spesso e volentieri si è pensato che lavorare in un luogo che non fosse l’ufficio portasse le persone ad essere meno produttive.


In realtà, ormai è provato che lo smart working aumenti la produttività, in quanto le persone da remoto hanno maggior possibilità di concentrarsi e di portare a termine le loro lavorazioni.


Secondo gli studi dell’Osservatorio sullo Smart Working del Politecnico, è proprio l’aumento della produttività uno dei fattori principali che spinge le PA ad adottare principi di smart working (ben il 62% delle aziende analizzate).


Ciò può però portare proprio al meccanismo inverso, ovvero quello del burnout: infatti le persone, costrette a lavorare da casa, potrebbero non riconoscere più il limite tra lavoro e vita privata, e continuare a lavorare dimenticandosi di fare pause o distrazioni.


Come continuare a lavorare al meglio ed essere produttivi, anche senza overburn? Come mantenere vivele relazionitra le persone da remoto? Gli step fondamentali sono tre:

-       Usufruire di app e sistemi per stabilire obiettivi condivisi o fissare appuntamenti in modo tale da aiutare tutti nella gestione e nel rispetto delle scadenze. Microsoft Planner, Trello, Asana sono le app più utilizzate;

-       Installare e utilizzare i sistemi di videoconferenza da usare tra colleghi, collaboratori, clienti e fornitori. Microsoft Teams, Google Hangouts Meet, Slack, Zoom e Skype sono solo alcune delle alternative possibili;

-       Non dimenticare la socialità tra colleghi: in questo periodo in cui alcuni di loro potrebbero essere completamente isolati (perché, ad esempio, vivono da soli o lontani dalla famiglia) si può comunque fare leva sulla tecnologia anche per mantenere vivi quegli importanti momenti di socialità che vanno dalla pausa caffè al festeggiamento delle ricorrenze, come il compleanno di un collega o un anniversario di lavoro.

Fissatevi dei momenti per “bere un caffè” tutti insieme, come si farebbe in ufficio, un piccolo break per salutarsi e sentirsi più vicini, per scambiarsi opinioni, collaborare o confrontarsi sull’andamento dei propri task, come se si fosse insieme.
 

2. Continuare a pensare al futuro

Prima o poi la quarantena finirà, è chiaro. È bene quindi usare il proprio tempo libero in casa non tanto per pensare alle occasioni che stiamo perdendo in queste settimane, bensì a quelle guadagnate che possiamo sfruttare adesso.


A volte può non sembrare, ma basta solo un piccolo cambio di prospettiva per capire che tutto questo tempo a casa è tempo guadagnato e non sprecato. Basta essere un po’ curiosi, aperti per sfruttare il tempo in maniera nuova e originale.


È il momento di fare tutte quelle cose che, di solito, rimandiamo, o che diciamo sempre di voler fare, ma troviamo qualche scusa per posticipare.
Come si può fare? Ecco le lezioni di vita in modalità remota. Puoi usare le ore in più a casa per:

-       Organizzare call di networking in mezzo alla giornata lavorativa con quella persona incontrata durante un convegno o un evento e che tante volte abbiamo pensato di contattare (è l’occasione giusta per farsi sentire!);

-       Seguire webinar, corsi e gruppi di Facebook per aggiornarsi e per imparare cose nuove, qui qualche consiglio sugli appuntamenti di Copernico;

-       Rifare i siti web, sistemare gli archivi online, il proprio drive, le migliaia di raccolte foto, e pensare a tutte le cose che si possono portare avanti senza la presenza fisica;

-       Cercare nuovi potenziali clienti. Da casa si può sempre fare ricerca, no?

3. Curare il proprio benessere fisico

Lavorare da casa rischia di farci diventare tutti un po’ più pigri, perché non dobbiamo fare spostamenti e tutto è a portata di mano.
A volte si arriva ad un punto in cui mettersi dei jeans sembri fantascienza, e truccarsi/farsi la barba un vero e proprio evento raro.
Le idee per rimanere in forma e per prenderci cura della persona sono comunque tantissime. E si possono fare insieme (anche con i conviventi, coinquilini, i figli, chiunque sia a casa con noi!), come occasione di team building, perché insieme, c’è più motivazione.

-       Yoga, stretching, attività cardio: a metà o fine giornata, per distendere i muscoli, allentare la tensione. Molte palestre e personal coach stanno lanciando sessioni gratuite di attività motorie in streaming. Ecco allora che si possono organizzare lezioni di gruppo, anche con i colleghi! Se ci si dà la carica a vicenda diventa tutto più semplice;

-       Cercare di non lasciarsi andare: lavorare da casa in pigiama è bello e da una certa soddisfazione per i primi giorni, ma dopo un po' rischia di diventare motivo di inerzia e perdita di concentrazione. Mantenere la distinzione tra abito da casa e da lavoro (possiamo comunque permetterci una tenuta molto agile e comoda) resta un ottimo modo per non dimenticarci della cura della nostra persona. E ci permetterà di essere pronti in qualunque momento per delle videochiamate a sorpresa!

4. Sostenere il benessere mentale e la creatività

Come abbiamo anticipato prima, lavorare in smart working dalla propria abitazione può portare ad un burnout.


Burnout, che in inglese significa esaurimento, indica lo stress provato a lavoro che determina un logorio psicofisico ed emotivo.

Ma è possibile evitare questo rischio attraverso alcuni piccoli accorgimenti e soprattutto ricordandoci che anche da casa possiamo mantenere una vita sociale attiva e sana! Ecco qualche piccolo consiglio:

-       Stabilire degli orari.
È possibile rivedere quelli normali: si può attaccare prima visto che potenzialmente tutti possono iniziare a lavorare mezz’ora dopo il suono della sveglia.
Basta il tempo della colazione e del caffè, ad esempio. O magari iniziare anche dopo perché si preferisce dormire un po’ di più e rimanere al PC fino a più tardi tanto… non c’è traffico per tornare o un treno da prendere in stazione!

L’importante è che ci sia una routine. Fissate l’ora del caffè con i colleghi, quella del meeting quotidiano per aggiornarvi e quella delle risposte ai clienti. Interrompersi continuamente è controproducente: a ogni ora, la sua attività. È giusto avere una giornata il più possibile programmata, e non fare tutto insieme!

-       Vi manca commentare serie tv o film con i colleghi? Basta decidere, ad esempio, quale film guardare, darsi questo “compito” e poi parlarne tutti insieme in una chat apposita.
Se lo guardate in contemporanea poi, durante la visione sarà divertente scambiarsi commenti e impressioni nella chat di lavoro o in una creata per l’occasione;

-      Magari vi manca il classico aperitivo settimanale tra colleghi? Anche questo è facilmente organizzabile da casa attraverso gli strumenti di videocall. Basta fissarsi un orario, e poi, grazie ad un’app come Zoom o Houseparty basta collegarsi, avere qualcosa da bere davanti, et voilà!

-       Volete darvi alla lettura collettiva? Ci si può dare appuntamento, per finire la giornata, con Fiesta immobile, l'idea lanciata da Alessandro Baricco e dalla scuola Holden di Torino. Alle 18.30 su Radio Casa Bertallot uno scrittore o una scrittrice leggono per mezz'ora le pagine che più amano. Si andrà avanti fino alla fine dell’emergenza, finché ce ne sarà bisogno. Come per l’appuntamento “in sala” anche in questo caso ci si può dare appuntamento per un ascolto di gruppo, a distanza. Oppure, ci si può dare semplicemente consigli di lettura a vicenda, e poi parlare dei libri che sono piaciuti di più!

-       Preferite una visita virtuale a un museo? Sono davvero tanti i musei che in questi giorni stanno offrendo visite gratuite alle loro mostre o alle loro collezioni. C’è chi fa dirette su FB o IG e chi carica dei video, chi ancora pubblica foto. Perché non scegliere di visitare un museo alla settimana? Si può fare comodamente dal divano di casa. Tutta l’arte e la cultura che vuoi a portata di smartphone.

-       Volete trovare una bell’idea per coinvolgere le persone? Si può creare una playlist condivisa su Spotify: a turno ogni persona dell’azienda o dell’ufficio suggerisce un brano che viene inserito nell’elenco. Il collega rockettaro, il fan di musica classica, ma anche il jazzista: abbiamo amanti di musica di ogni genere in ufficio, ed è bello che i generi si mischino un po’, dando vita ad una playlist per tutti i gusti e necessità.

-       Infine, non dimentichiamoci che non siamo soli. Non dobbiamo aver paura di chiedere aiuto, di mostrarci fragili o desiderosi di un contatto, seppur virtuale.
Ci sono molte persone che in questo periodo non intravedono una via d'uscita o che si sentono in trappola. In questi giorni ci sono molti professionisti che forniscono consulenze individuali e coaching psicologico a distanza per manager e professionisti in crisi. E in questo periodo potremmo essere in molti ad averne bisogno. Dobbiamo supportarci, starci vicini: solo insieme supereremo questo momento.

Tutte le crisi insegnano qualcosa, e tutti gli ostacoli delle opportunità di uscita.
E se nei primi giorni di smart working obbligatorio abbiamo imparato ad apprezzare e a gestire il lavoro da remoto, ora, dopo ben 3 settimane di quarantena obbligata, abbiamo capito che il bilanciamento tra vita e lavoro è fondamentale, per i singoli lavoratori così come per le aziende nel loro insieme.

Per poter ripartire con uno spirito diverso… e forse anche con un asso in più nella manica!