Prendendo in considerazione la piattaforma tecnologica più ricercata su Google per i meeting, a marzo 2021 il sito di news tecnologiche Wired.it riporta che, nell’ultimo anno fiscale, il fatturato di Zoom è cresciuto del 326% rispetto a quello precedente, toccando i 2,6 miliardi di dollari, ma gli utili operativi fanno registrare percentuali di crescita rispetto al mondo pre-pandemico ancora più alte e la corsa della piattaforma di videocall potrebbe non finire qui. Infatti, la compagnia di San José prevede un fatturato totale di 3,7 miliardi di dollari circa per il prossimo anno fiscale, il che rappresenterebbe un’ulteriore crescita del 42%.

Numeri da capogiro, come sono da capogiro i cambiamenti che si sono avuti nelle nostre vite nel giro di poche settimane del 2020.

L’incontro di lavoro: da meeting a meeting ibrido

I meeting non sono certo cosa nuova. Anzi. È parte integrante del nostro modo di lavorare da sempre. Pensiamo gli incontri d’affari di un tempo che si svolgevano nei mercati, luoghi di nascita e sviluppo di un’economia basata sull’incontro, lo scambio, il confronto. Luoghi di crescita per le attività commerciali dove si generavano opportunità e anche innovazione (qualche esempio: i primi sistemi di contabilità sono nati per esigenze dei mercanti, le innovazioni sui trasporti sono state sviluppate per rendere più efficienti gli scambi commerciali), piazze di incontro che oggi possono essere paragonate agli uffici e agli spazi e momenti dedicati ai meeting, come le sale riunioni.

Il termine “riunione” - “meeting” in inglese ha un significato infatti legato all’azione di riunire, di essere riuniti, di mettere insieme elementi o persone, ma anche di ri-unire, rimettere insieme qualcosa o qualcuno che è separato. Le “riunioni”, i “meeting” si chiamano così proprio perché sono momenti che radunano nello stesso luogo e nello stesso tempo delle persone, su invito o su convocazione, per assistere o partecipare a qualcosa. 

Le riunioni, i momenti d’affari portano con sé un'importante componente di socialità e fisicità. Nel momento in cui è stata limitata la capacità di spostamento delle persone, anche gli incontri di lavoro hanno dovuto adattarsi e sono passati dall’essere un momento di scambio fisico a uno virtuale, grazie all’uso delle tecnologie. 

Il Covid-19 e l’esplosione di modalità di incontro e di lavoro più digitali hanno messo ancora più in evidenza la forte componente sociale dell’essere umano che è venuta prepotentemente a mancare anche sul lavoro in questi mesi, tanto che si sente più parlare di un nuovo ruolo dell’ufficio più fluido, più connesso e, soprattutto, più sociale. Le ultime ricerche infatti riportano che l’ambiente di lavoro mantiene un importante ruolo come luogo di incontro con gli altri colleghi e come spazio di lavoro in generale. 

Per questo, i meeting si stanno spostando dalle sole videochiamate verso modelli più ibridi, anche grazie all’uso di piattaforme tecnologiche e connessione e location per meeting e riunioni adatte a questi scopi. Oggi infatti si sente spesso parlare di meeting ibridi - hybrid meeting in inglese: momenti di incontro che avvengono tra persone riunite fisicamente in un luogo e altre presenti grazie alla connessione web da altri luoghi.

Come si svolge un meeting ibrido

Molti tipi di lavoro possono essere eseguiti ovunque e molte organizzazioni hanno adottato in questo periodo un modello ibrido, un modo flessibile di lavorare che prevede che alcuni membri del team saranno in ufficio, mentre altri lavorano a casa o comunque da luoghi diversi dall’ufficio. 

Per questo, in molti ora si provano a dover organizzare riunioni o meeting ibridi, momenti di incontro in cui alcuni partecipanti si trovano in una sala meeting “fisica” o nella stessa posizione, mentre altri no e sono connessi da remoto.

Ma cos’è esattamente un meeting ibrido e come funziona? In sostanza, si tratta di riunire fisicamente una parte di partecipanti chiave (osservando ovviamente tutti i protocolli di sicurezza necessari) e collegare gli altri partecipanti da tutto il mondo virtualmente attraverso la tecnologia di streaming web in diretta.

Una riunione o meeting ibrido quindi si svolge con parte dei partecipanti all’incontro presenti fisicamente nello stesso luogo e altri che utilizzano piattaforme come Zoom, Webex, Meets, Teams o altre per essere presenti in modo virtuale. 

Perchè è meglio un meeting ibrido di un meeting virtuale

Organizzare meeting virtuali prevede di confrontarsi con il limite della distanza fisica che può condizionare la buona riuscita del meeting. 

Per questo, quando possibile, è meglio optare per una soluzione di meeting ibrido che consente di mantenere per alcuni le dinamiche tipiche di un incontro di prossimità e di contenere i bias di distanza, pregiudizi inconsapevoli studiati dalle neuroscienze con cui ci si trova sempre più a relazionarsi e che possono rendere più difficoltoso il lavoro. 

Secondo la letteratura scientifica, la vicinanza è un parametro che influenza in modo inconscio, ma potente le nostre decisioni. Le scansioni cerebrali hanno, infatti, dimostrato che esiste un network nel cervello deputato alla registrazione di tutti i tipi di prossimità – quella concettuale, che ti permette di riconoscere se un oggetto è tuo o meno, e la vicinanza nello spazio e nel tempo. Più un oggetto, una persona o un risultato saranno percepiti come prossimi nello spazio, nel tempo o di proprietà, maggiore è il valore che gli viene assegnato.

I bias di distanza spesso si contraddistinguono per una tendenza a prediligere il breve termine piuttosto che gli investimenti sul lungo periodo. Si può anche essere indotti a trascurare le persone o i progetti con cui, stando lontano, non c’è un contatto quotidiano – un problema delle multinazionali i cui responsabili devono monitorare e far crescere il business e il capitale umano delocalizzati.

Quali sono le regole da seguire per un meeting ibrido di successo

Perchè un meeting ibrido abbia successo è bene tenere presente semplici indicazioni. 

1. Invitare tutti i partecipanti, definire il giusto timing e fornire le coordinate dell’incontro - è opportuno definire un orario comodo per tutti i partecipanti, sia coloro che si aggregano nel luogo fisico, sia quelli delocalizzati, tenendo presente se possibile le esigenze di tutti, compresi eventuali fusi orari. 
2. Pianificare con anticipo - è meglio definire e comunicare una scaletta dell’incontro, in modo che tutte le persone possano seguire con attenzione i diversi passaggi e momenti chiave dell’incontro. È bene anche definire in anticipo la durata del meeting, tenendo presente la capacità di concentrazione leggermente più bassa che possono avere le persone che si trovano a seguire l’incontro da remoto. 
3. Stimolare l’attenzione - il tempo di presentazione dovrà essere più breve di quanto non sia stato tradizionalmente, con più sessioni di domande e risposte interattive, etc che permettono di coinvolgere il pubblico virtuale e far sentire tutti come se stessero partecipando live.
4. Definire un conduttore/coordinatore del meeting - questa figura sarà incaricata di tenere le fila del meeting, mantenere alto il livello di attenzione, verificare che le tempistiche siano allineate allo sviluppo del meeting e alle necessità di scaletta. 
5. Prestare cura al contenuto e alla comunicazione - Elaborare contenuti che abbiano il giusto tono permette di costruire engagement anche per coloro che saranno presenti all’evento solo virtualmente, inoltre, una buona comunicazione è fondamentale perché può anche aiutare nel risolvere il problema del perché alcuni ospiti siano presenti all’evento dal vivo, mentre altri a distanza.
6. Scegliere la sala meeting con attenzione - riunire le persone in un luogo sicuro, che rispetti tutte le norme di sicurezza e distanza come le sale meeting di Copernico, permette di creare un clima di fiducia e disteso nei partecipanti live. Inoltre, una sala meeting affittata appositamente per l’occasione consente di avvalersi di tecnologie e strumenti all’avanguardia che possono facilitare la buona riuscita della riunione. 
7. Utilizzare una piattaforma di comunicazione che sia disponibile per tutti - è bene scegliere un tool che sia utilizzato da tutti i partecipanti e comunicare in anticipo le coordinate dell’incontro, nonché fare tutte le verifiche tecniche (connessione, funzionamento audio/video) del caso. 
8. Utilizzare strumenti di condivisione di documenti - piattaforme che abilitano il remote working e la condivisione di materiali facilitano l’avanzamento e la riuscita di una riunione. Può essere molto più semplice infatti condividere schermi, note, documenti e modificarli live così che possano essere visibili a tutti presenti e non come lavagne digitali.

Il ruolo della sala meeting in un meeting ibrido

Lo spazio o location scelta per chi presenzierà fisicamente all’incontro ibrido è fondamentale per la buona riuscita del meeting.

Innanzitutto la sala meetingdeve essere comoda da raggiungere, confortevole e rispettosa delle regole di sanificazione previste dai protocolli di contenimento della diffusione del Covid-19. Può essere utile che la sala meeting sia luminosa, con tanta luce naturale e con finestre che possono essere aperte per favorire il ricambio dell’aria.

Inoltre, la sala meeting è meglio sia dotata di impianti tecnologici di alto livello che possano dedicare una banda di navigazione per i partecipanti, per permettere ai presenti di collegarsi ma anche di trasmettere, nonché di impianti di videoconferenza con un’alta qualità di suono e immagini. In Copernico ad esempio, le sale meeting sono dotate di sistema di videoconference che permette di collegare le persone presenti in sala con quelle da remoto.

Mentre le sale eventi, per incontri con pubblico in sala e da remoto più allargato, le tecnologie supportano sia eventi totalmente in streaming oppure ibridi, grazie al supporto di un service esterno. Senza dimenticare la webinar room attrezzata per portare avanti eventi totalmente in streaming.

Un altro aspetto da tenere in considerazione per l’organizzazione di un meeting ibrido in una sala meeting è la presenza di uno staff preparato che possa supportare in loco l'evento e che sia capace di risolvere problemi più complessi o anche solo dialogare con l'eventuale service che segue l'evento e perché no, diventare esso stesso service. I service hanno infatti, messo a punto vari servizi per la realizzazione dirette streaming multipiattaforma, ma anche servizi per la post-produzione e divulgazione, rendendosi elementi indispensabili per realizzare un meeting (virtuale e non).

In mancanza di uno spazio fisico come l’ufficio, ad esempio per motivi di affollamento, può essere una buona idea affittare presso location specializzate sale riunioni che possono essere utilizzate sia per poche ore che per intere giornate. 

Questo utilizzo del luogo di lavoro in modo flessibile, legato alle esigenze di incontro e confronto tra colleghi e partner sarà sempre di più il futuro dell’ufficio.