Anche se si parla tanto di smart working, la confusione che gli aleggia attorno è sempre molta. Dove si può fare smart working, quali sono le attività da preferire, con chi? Ecco una fotografia della situazione attuale e una guida allo smart working per capire meglio cos'è e come si evolverà.
Lo smart working è, secondo la legge n. 81/2017 del Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali: “una modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato caratterizzato dall’assenza dei vincoli orari o spaziali e un’organizzazione per fasi, cicli e obiettivi, stabilita mediante accordo tra dipendente e datore di lavoro; una modalità che aiuta il lavoratore a conciliare i tempi di vita e lavoro e, al contempo, favorire la crescita della sua produttività.
Lo smart working è un’evoluzione concettuale del telelavoro, una particolare modalità di organizzazione del lavoro che include anche un cambiamento culturale e degli stili di leadership, e che aumenta il peso della valutazione della prestazione in base ai risultati.
Con lo smart working, quindi, un dipendente non ha l’obbligo di recarsi in un luogo fisso, ma può lavorare secondo le modalità che meglio crede e che meglio rispondono alle proprie esigenze personali e lavorative.
Colui che lo pratica può decidere come e dove lavorare, e avere come unico vincolo la durata massima dell’orario di lavoro per completare i propri task e raggiungere gli obiettivi.
Un altro aspetto da precisare è il fatto che lo smart working non preveda una diminuzione dello stipendio: è possibile svolgere le proprie mansioni in un luogo diverso, ma non comporta una diminuzione delle ore di lavoro o della paga.
Per quanto riguarda le ore di lavoro, la legge n. 81 di cui sopra tutela il lavoratore per quanto riguarda il diritto alla disconnessione e al riposo: nonostante i tempi lavorativi siano diventati più fluidi e flessibili, viene preservata la differenza tra tempo personale e lavorativo.
Lo smart worker è un lavoratore agile che si destreggia tra mille cose da fare. Un giocoliere dei tempi moderni che, tra task da svolgere e persone da incontrare, trova i modi più innovativi per gestire tutto.
Lo smart worker è flessibile e ha pienamente compreso i benefici di questa modalità di lavoro. È una persona dalla mentalità aperta, che si è discostata da un’idea di lavoro statico e immobile, muovendosi verso una tipologia di lavoro molto più fresca e nuova.
Lo smart worker gode di svariati benefici:
Dello smart working non beneficia solo il dipendente, ma anche l’azienda e la società stessa.
I vantaggi concreti per un’azienda sono l’aumento della produttività (44% per le grandi imprese, 12% per le PMI, e 62% per le PA, come riportato dalla ricerca dell’Osservatorio dello Smart Working del 2019), motivazione e soddisfazione dei propri lavoratori, oltre che, di conseguenza, la riduzione dell’assenteismo.
Inoltre, un’azienda si ritrova a dover ripensare gli spazi, permettendo di risparmiare su alcune spese fondamentali, dando modo sia ai dipendenti di godere al meglio del lavoro agile, che del tempo passato in azienda.
Oltre all’azienda e al lavoratore, anche l’ambiente ne beneficia: se pensiamo anche solamente al minor traffico nelle ore di punta, capiamo immediatamente quanto si possa ridurre l’inquinamento e le emissioni.
Infatti, in tutti i casi di piani di green new deal, ovvero la rivoluzione sostenibile dell’Unione Europea e trasformazione ecosostenibile dei modelli produttivi, lo smart working è sempre presente e considerato come un metodo imprescindibile della lotta all’inquinamento.
Anche l’urbanista Maurizio Carta – professore di urbanistica all’Università degli Studi di Palermo e autore di The Augmented City (List Editore) – che indaga da anni l’aspetto delle città del futuro, pensa che il fenomeno dello smart working possa contribuire a riformulare un assetto urbano più equo, autosufficiente e green.
Lo smart working deve essere una scelta, secondo Carta, integrativa e in grado di ridurre spostamenti non necessari.
Le aziende per far questo dovranno investire su infrastrutture IT con reti virtuali private, sicure, e garanti di scambio dati. Sì ai collaboration tools, cloud computing e task purché accompagnati da costanti aggiornamenti antivirus.
«Nei confronti della città – afferma l’urbanista – attraverso lo smart working si possono raggiungere due risultati: quello di distribuire i luoghi del lavoro in tutto il tessuto urbano, evitando la concentrazione in determinati luoghi produttivi; equello dell’interscambio intelligente di dati.
Se il telelavoro sarà invece perseguito con vecchie formule per cui ogni singola amministrazione gestisce i propri dati digitali senza poter accedere a tutto il sistema dei dati integrati con altre realtà, avremo sprecato un’occasione.
Cominciamo allora a utilizzare in maniera integrata tutti i dati, con certificazioni e con la dovuta sicurezza, in modo da facilitare procedure e prendere decisioni sempre più consolidate perché basate sull’integrazione e sul confronto. Ciò ridurrebbe i tempi del lavoro e aumenterebbe l’efficacia delle decisioni pubbliche e private».
Lo smart worker deve avere una sorta di vademecum da portare con sé, per iniziare al meglio ogni giornata e sfruttare al massimo il proprio tempo.
Ecco alcuni consigli per vivere al meglio la propria routine lavorativa da smart worker:
a. Definire degli obiettivi e strutturare le proprie giornate, in modo tale da non perdere la concentrazione.
b. Tenere il passo con le attività, prendere un impegno con sé stessi.
c. Investire tempo ed energie per i tuoi talenti, e mettere da parte le proprie debolezze
d. “Troppo lavoro e niente svago fanno di Jack un ragazzo annoiato”, recitavano nel film di Kubrick Shining. Meglio concedersi delle pause ogni tanto, lavorare sempre sempre senza prendersi dei momenti per staccare nuoce alla salute!
e. Non procrastinare. Rimandare le cose è solo controproducente.
f. Dedicare del tempo a creare un ambiente confortevole attorno a sé stessi. Che sia una scrivania, un angolo di casa, la postazione dove si crea è davvero importante.
Queste sono le regole di vita di ogni smart worker che si rispetti. Ovviamente, ognuno ha le sue, ma questi possono essere consigli utili a tutti e da cui partire.
Ovunque ci giriamo, ne sentiamo parlare.
Smart working, smart working, smart working.
Per un motivo o per l’altro se ne parla sempre, e può capitare di fare confusione con tutti i termini che gli somigliano, come home working o telelavoro.
Facciamo quindi un passo indietro, e capiamo le differenze tra tutti i termini che definiscono modalità di lavoro diverse:
Il telelavoro, per la Treccani, è una “particolare modalità di svolgimento della prestazione lavorativa la cui caratteristica principale è quella di essere svolta in un luogo diverso dalla sede dell’impresa, grazie all’utilizzo di strumenti di comunicazione informatici e telematici”.
Se da un lato lo smart working è il lavoro agile, il telelavoro, invece, è quando il dipendente ha una postazione fissa, tipicamente nella propria abitazione e si avvale di strumenti informatici e telematici ed è soggetto al rispetto di orari e modalità che rispecchiano lo stesso assetto organizzativo utilizzato nel luogo di lavoro.
Il primo a parlare di telelavoro fu Jack Nilles, scienziato americano, che nel 1973 propose i termini di telecommuting e di telework. Il primo si riferisce alla possibilità di portare il lavoro ai lavoratori, cambiando il luogo di lavoro ma non lo svolgimento del lavoro stesso; il secondo è il telelavoro in senso stretto, ovvero la sostituzione degli spostamenti di lavoro con le tecnologie dell'informazione.
Gli studi Nilles derivano dal primo grande shock petrolifero, dove si ebbe una notevole diminuzione della quantità di petrolio a disposizione dei paesi occidentali. Il telelavoro, quindi, rappresentava una soluzione economica ed ecologica a questo problema.
Riducendo il pendolarismo, infatti, si sarebbero resi più vivibili i centri urbani. Alcune compagnie telefoniche come AT&T, Bell e altre canadesi e americane iniziarono a sperimentare internamente il telelavoro, spesso come test per una sua commercializzazione.
Negli anni '90, con l'approvazione del Clear Air Act negli Stati Uniti, il telelavoro viene legittimato come strumento per fronteggiare l'inquinamento. Erano previsti infatti degli incentivi per la riduzione dell'utilizzo delle auto private per gli spostamenti da casa al luogo di lavoro. E questo fu l’inizio vero e proprio della diffusione del telelavoro.
Home working e remote working sono accezioni del telelavoro:
Quello che è stato praticato durante il periodo dell’emergenza Covid-19 è stato più precisamente home working, perché tutti i lavoratori erano obbligati a lavorare a casa senza avere la possibilità di scegliere la location da cui svolgere i propri task.
Ora che sono tutte chiare queste distinzioni, definire lo smart working non sarà più un problema.
Quando si lavora da remoto, come si accede alle informazioni aziendali?
Con quale rete e strumenti?
Quando si lavora da casa, ci si sente al sicuro, e si riutilizzano incautamente le password, a volte lasciando il pc acceso, rendendo possibile ad altri membri della famiglia di usare i dispositivi aziendali.
Questo, però, potrebbe mettere a rischio i dati sensibili di un’azienda.
CyberArk, fornitore di soluzioni per la sicurezza degli accessi privilegiati, ha condotto a fine aprile 2020 un’indagine basandosi sulle risposte di 3.000 lavoratori di uffici remoti e professionisti IT di Stati Uniti, Regno Unito, Francia e Germania.
La finalità dello studio era comprendere quanto fosse sicuro per i dipendenti lavorare da remoto, e ne è emerso che:
Ciò che risulta evidente è che è fondamentale adattarsi al nuovo panorama lavorativo, e creare un sistema di protezione per un numero di lavoratori da remoto sempre più ingente.
Secondo un articolo de La Repubblica del 1 luglio 2020 che riporta una ricerca condotta da TrendMicro, dal titolo Head in the Clouds, il riconoscere i comportamenti pericolosi e che potrebbero ledere la sicurezza informatica aziendale non porta necessariamente a comportamenti responsabili da parte dei dipendenti.
La ricerca è stata commissionata da Trend Micro, leader globale di cybersecurity e condotta da SapioResearch, esperto di ricerche di mercato di Londra, a maggio 2020 e ha coinvolto 13.200 lavoratori da remoto in 27 Paesi.
In Italia il campione è stato di 506 persone dipendenti presso aziende di diverse dimensioni e diversi comparti merceologici.
Nei mesi di marzo, aprile e maggio 2020 (che coincidono con una parte del lockdown in Italia) infatti:
Purtroppo, come detto all’inizio, riconoscere i rischi non sempre favorisce comportamenti responsabili.
Può essere utile, a tal proposito, considerare servizi di sicurezza IT come la VPN, acronimo che sta per Virtual Private Network, e sta ad indicare una rete privata virtuale che garantisce anonimato, privacy, sicurezza dei tuoi dati attraverso un canale di comunicazione privilegiato tra un numero prescelto di dispositivi.
La Dottoressa Linda K. Kaye, Cyber Psicologa Accademica all’Università Edge Hill di Ormskirk, Inghilterra spiega: “I lavoratori sono molto diversi tra di loro e ci sono molti aspetti da considerare e che influenzano il comportamento, come i valori, le responsabilità aziendali e la personalità. Le aziende devono considerare queste differenze nel momento in cui effettuano corsi di formazione sulla cybersecurity con l’obiettivo di raggiungere una maggiore efficacia”.
Mai sentito il nome Marianne Dahl?
Questa donna 15 anni fa lavorava in una grande società di telecomunicazione come responsabile della mobilità e della convergenza.
Oggi è la vicepresidente responsabile delle vendite e del marketing per l’Europa occidentale di Microsoft.
Ma è grazie a quella prima esperienza di 15 anni fa che questa manager iniziò a sperimentare in prima persona ciò che cercava di predicare tra clienti e partner: la professionalità non è legata a un luogo fisico.
Il lavoro agile è possibile ed efficiente.
E la sua esperienza è diventata preziosa, dandole l’input per definirsi una “early adopter” del lavoro da remoto. Avere un o una manager che capisca il vero valore del lavoro agile è molto importante, oltre che determinante.
I consigli sullo smart working di Marianne Dahl sono:
1. Tenere la fotocamera accesa durante le chiamate.
Chi non ha spento la telecamera durante una call perché in pigiama, spettinato o, a parer suo, impresentabile?
Chi non ha peccato scagli la prima pietra!
La fotocamera durante le call o un allineamento è molto utile: ad esempio, aiuta a capire gli altri e a farsi capire. In una conversazione non è importante solo ciò che si dice, ma anche come lo si dice, e i movimenti che l’accompagnano.
La fotocamera accesa serve a darsi un tono, dando un motivo in più per vestirsi e comportarsi come se dovessimo andare in ufficio. Crea maggiormente l’illusione di essere in un ambiente lavorativo separato rispetto a casa propria, e consente di vedere i colleghi che, altrimenti, ci sembrerebbero ancora più lontani da noi, creando isolamento.
2. Usare le chat
Utilizzare delle chat professionali per il lavoro è fondamentale.
Consiglio spassionato: mai usare Whatsapp, perché è bene distinguere le conversazioni tra colleghi da quella con amici e parenti.
Le chat sono un ottimo modo per mantenere una buona energia nelle riunioni con tanti partecipanti.
Anche se poche persone parlano attivamente, gli altri dovrebbero essere incoraggiati a commentare ciò che viene detto, fare domande, creare piccoli sondaggi, o anche solo aggiungere reazioni. Favorisce davvero il coinvolgimento di tutti.
3. Le cuffie
Sia che siano per isolarsi o per ascoltare la musica, permettono di non distrarsi, di non disturbare gli altri, o anche solo di isolarsi cancellando il rumore.
4. Programmare le pause
Come dice Marianne Dahl, è utile programmare delle pause regolari. A volte ci si dimentica di fare pausa, quando le situazioni di lavoro sono ottimali e favoriscono il fluire delle idee.
Ma è giusto ricordarsi di farle, fissandosi un momento per uno snack, fare due passi o anche solo prendere una boccata d’aria. Sono sicuramente da integrare nella routine quotidiana.
5. Muoversi
Oltre alle pause, è importante programmare e prevedere di muoversi durante la giornata lavorativa. Di solito stiamo ore seduti, magari anche su sedie non proprio ergonomiche o scrivanie non alte quanto dovrebbero.
Non ci sono sale meeting in cui andare, bar da raggiungere o colleghi da andare a salutare, quindi i movimenti si riducono.
6. Ruoli chiari
Gli spazi in cui viviamo determinano anche chi siamo. In ufficio siamo colleghi, a casa siamo genitori, mariti o mogli, figli, amici.
Se si lavora in home working o in modalità agile da un luogo più familiare, è indispensabile dividere nettamente i ruoli, in modo che ci sia una delimitazione, concentrandosi su un unico ruolo alla volta. Non si può essere mamma di due gemelli e lavoratrice allo stesso tempo.
7. Socialità
E perché non fare video riunioni, caffè virtuali o anche solo due chiacchiere in video con i colleghi per salutarsi e sentirsi vicini?
Non è un consiglio solo per la salute mentale, ma anche per i fini lavorativi.
Infatti, uno studio commissionato da Microsoft alcuni anni fa, ha dimostrato come meno del 20% delle migliori idee fossero state concepite all’interno di contesti di lavoro come riunioni o brainstorming.
Ma non tutti i manager sono così pronti: un’indagine condotta da McKinsey, xxx, su circa 5.000 lavoratori, il 64% degli intervistati valuta i propri capi preparati poco o solamente “abbastanza” per gestire al meglio il proprio team agile.
«Non c’è dubbio, la figura del manager è stata messa particolarmente sotto stress da questa nuova organizzazione. Ma non ha perso centralità. Anzi. Il dirigente deve avere sempre le idee chiare sugli obiettivi da raggiungere e i tempi necessari per portare a casa il risultato visto che non può organizzare da vicino il lavoro dei collaboratori», osserva Enrico Lucchinetti, senior partner McKinsey. «Da questa prima esperienza risulta evidente che con tale modalità organizzativa può essere utile avere team più piccoli da gestire. Ma un coordinamento resta cruciale».
Ritrovarsi a lavorare da casa non-stop non è stato facile per nessuno, neanche per chi era abituato a lavorare in modo agile già da prima.
Ma cosa è mancato di più agli italiani e cosa di meno del proprio periodo di quarantena?
Secondo una ricerca di InfoJobs ad aprile 2020, azienda leader in Italia per la ricerca di lavoro online:
Mentre invece, sempre secondo la stessa ricerca, le cose più apprezzate dell’home working sono state:
Inoltre, quali insegnamenti si portano a casa aziende e lavoratori, dopo questa esperienza?
Esistono infatti alcune abitudini che si vorrebbe (o dovrebbe) mantenere:
I lavoratori sicuramente hanno apprezzato questa modalità di gestione della situazione, ma con la consapevolezza che non potesse durare per sempre, anche perché malsano a livello sia fisico che mentale
Tutte le aziende si sono dovute adattare a questo periodo di forte trasformazione.
Secondo i dati Istat di marzo-aprile 2020:
I settori che sono stati più coinvolti dalla modalità di lavoro agile sono stati:
Questo significa che le aziende, nei momenti di necessità, sono riuscite ad attrezzarsi tecnologicamente per estendere al personale la possibilità di fare lavoro agile.
Ma arriviamo ad un ultimo punto: cosa significa veramente fare smart working a luglio 2020?
Da una parte abbiamo aziende come Facebook e Amazon che hanno previsto un rientro in ufficio solo nel 2021.
Twitter ha deciso che lascerà sempre la libertà di lavorare da casa.
Google ha chiesto ai propri dipendenti di continuare a lavorare da casa fino a luglio 2021.
Ormai è chiaro: si è creato un nuovo mercato per lo smart working.
Come, ad esempio, quello che riguarda il turismo. Innumerevoli sono le strutture che si sono ripensate e reinventate per supportare i lavoratori in quest’epoca di cambiamento.
Ad esempio, la catena di camping Club del Sole, network di camping-village in Italia, ha trasformato 15 camping in smart working village in riva al mare.
Di cosa si tratta? È una soluzione ideale per le aziende che vogliono conciliare la produttività con il benessere dei propri dipendenti. Agevolazioni, flessibilità nella scelta del periodo e del minimum stay, standard qualitativi di alto livello.
Ci sono però altri settori che intravedono nel lavoro agile grosse opportunità.
Come il settore immobiliare. Quante persone in quarantena si sono rese conto di quanto fosse (o sarebbe stato) piacevole avere un giardino o una casa fuori città?
Una conseguenza interessante di questo periodo è stata infatti l’aumento dell’interesse per seconde case in campagna, al mare o in montagna.
Qualcosa nella percezione del settore immobiliare è cambiato: la tendenza è sempre più green, sostenibile, ma soprattutto smart. Oltre all’aumento di acquisto di scrivanie, sedie ergonomiche e qualsiasi altro accessorio che rendesse la vita più confortevole, il rapporto con lo spazio privato e pubblico è decisamente cambiato.
Ovviamente, se da un lato è aumentato l’interesse, per buona parte della popolazione però il minor reddito di questi mesi determinerà un irrigidimento della situazione abitativa attuale. Inoltre, molte persone rilocate al nord dal sud (o viceversa) potrebbero pensare di ridiscendere per costi minori di vita.
Interessante a questo proposito il progetto “South Working-Lavorare dal Sud” un gruppo di trentenni che immagina il lavoro agile come un'occasione per tanti lavoratori di fare ritorno al Sud e racconta le proprie idee tramite l’omonima pagina Facebook.
Il proposito è abbandonare i grandi centri urbani sovraffollati, dove il costo della vita è spesso insostenibile, per ripopolare le città d’origine del Meridione, e qui vivere a costi più bassi.
Questo da un lato non significa abbandonare o fuggire dalle città, quanto più riconoscere che lo smart working non equivale a lavorare da casa, ma ad aggiornare il nostro modo di pensare al lavoro in una modalità innovativa.
Adesso, è il lavoro ad adattarsi allo stile di vita. E non viceversa.
Una cosa è certa però: l’ufficio rimarrà sempre un luogo di aggregazione dal valore “sociale”, la cui centralità è indiscutibile.
Gli uffici, soprattutto quelli in un luogo di lavoro condiviso, sono ambienti dove la condivisione e lo scambio di idee favoriscono il nascere di nuove opportunità lavorative.
Essere immersi in un ambiente che favorisca il confronto e la nascita di idee è sicuramente un valore aggiunto che il lavoro da casa non potrà mai riprodurre.
Un luogo di lavoro condiviso (sia con colleghi che altre aziende) è sicuramente un luogo che favorisce un senso di appartenenza, dando vita a molte occasioni di engagement, favorisce la flessibilità e l’agilità dei dipendenti.
Per non parlare dell’ispirazione. Potrebbe essere che, in coda per prendere il pranzo o mentre si fa pausa caffè, non si inizi a parlare e si giunga a qualche idea interessante?
Anche il social eating è importante: mangiare insieme ai colleghi rende il team più produttivo, come certifica la Cornell University.
La ricerca è stata condotta nell’arco di 15 mesi in oltre 50 stazioni dei vigili del fuoco e ha messo a confronto le performance delle squadre abituate a condividere i pasti e di quelle in cui invece i pompieri mangiano soli.
Kevin Kniffin, professore di economia alla Charles H. Dyson Cornell University e autore dello studio, ha sentenziato che condividere il pasto rende i team più affiatati, produttivi. Condividere il pranzo è molto più intimo che guardare insieme lo stesso foglio excel. Impari a guardare davvero la persona che hai davanti, e ti senti parte di qualcosa.
In molti ritengono lo smart working una modalità di lavoro destinata a diventare sempre più importante.
Secondo un rapporto elaborato dalla Fondazione Studi Consulenti del lavoro di luglio 2020, ormai quasi il 40% dei lavoratori che aveva adottato il lavoro agile nel periodo più duro della pandemia è già ritornato in sede.
Sempre secondo questo rapporto, infatti, nei mesi di marzo e aprile la percentuale di lavoratori che ha sperimentato l’home working si è attestata all’8,8% (rispetto all’1,2% degli occupati che lavorava da casa nel periodo precedente alla pandemia).
Mentre invece, nei mesi di maggio e giugno 2020, la percentuale è scesa nuovamente al 5,3%.
Imprescindibile è l’aspetto di socialità che l’home working, invece, ha messo da parte in questo periodo.
Lo evidenzia un rapporto elaborato dalla Fondazione Studi Consulenti del lavoro:
Nei mesi di marzo e aprile la percentuale di lavoratori che ha sperimentato l’home working si è attestata all’8,8%, un balzo notevole rispetto all’1,2% degli occupati che lavorava da casa nel pre-pandemia.
Nel bimestre maggio-giugno, però, la percentuale è scesa nuovamente al 5,3%.
“Il ricorso esclusivo al lavoro agile, attuato nella gran parte dei casi, ha mostrato i forti limiti di uno smart working permanente, suggerendo semmai la prospettiva di un modello blended, in grado di alternare presenza in ufficio e lavoro da casa”, ha scritto la Fondazione dei Consulenti del lavoro nel suo rapporto. “L’esperienza ha inoltre portato in luce l’esigenza di una migliore regolamentazione del lavoro da casa, che non necessariamente deve essere fatta a livello legislativo: valutazione della prestazione lavorativa, verifica dei risultati, sicurezza della casa-sede di lavoro, sono tanti gli aspetti che necessitano oggi di paletti definitori, in modo da rendere l’attuale schema normativo del lavoro agile più funzionale alle esigenze di innovazione del nostro sistema lavoristico”.
Lavorare agile significa flessibilità. Produttività. Dinamismo. È un incontrare le proprie priorità, un essere disponibile a cambiare modo di vedere le cose. È motivazione e responsabilità.
Ma, da dove farlo, se non da casa?
Semplice, ci sono tantissimi luoghi, come Copernico, che non vedono l’ora di far incontrare smart worker tra di loro e far nascere tante, tantissime nuove idee.
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