Come si può gestire al meglio lo smart working ai tempi del Coronavirus? Ecco 5 consigli per trasformare un impedimento in un'opportunità.
Coronavirus e Smart Working.
Possiamo leggerli solo come parole che spesso si trovano insieme nei trending topic di questo stranissimo inizio 2020.
O possiamo leggere questi due termini come l'occasione, forse piccola, di trasformare un problema – potenzialmente molto grande – in un’opportunità davvero importante.
Un venerdì di marzo abbiamo salutato i nostri colleghi con un tipico: “Buon fine settimana, a lunedì!”. Ma da allora sono passate molti più ore e giorni di quanto avremmo mai potuto immaginare.
Ciò che sta succedendo in questi ultime settimane passerà sicuramente alla storia per l’esplosione del Coronavirus in Italia, ma forse anche per tutte quelle azioni che gli abitanti di molte zone del nostro Paese stanno mettendo in pratica a seguito dei provvedimenti per contrastare il diffondersi del contagio.
E lo smart working è sicuramente una di quelle.
Ma prima, definiamo cos'è lo smart working.
Secondo l’Osservatorio sullo Smart Working del Politecnico di Milano, il lavoro agile è una “filosofia manageriale fondata sulla restituzione alle persone di flessibilità ed autonomia nella scelta degli spazi, degli orari e degli strumenti da utilizzare, a fronte di una maggiore responsabilizzazione sui risultati”.
Lo smart working è una nuova opportunità di gestione del proprio lavoro.
Si basa sui concetti di fiducia, flessibilità ed organizzazione; non è una nuova tipologia contrattuale, non scavalca il principio della subordinazione, e non è soggetto a vincoli di luogo.
La diffusione del coronavirus ha imposto alle aziende, soprattutto alle multinazionali, di far lavorare i propri dipendenti da remoto, per evitare il più possibile gli spostamenti e le occasioni di contagio.
Il governo, per semplificare le procedure alle società, con il dl attuativo il 23 febbraio 2020 n. 6 pubblicato subito nella Gazzetta Ufficiale, ha stabilito che tutte le aziende possono utilizzare questo metodo di lavoro senza dover ricorrere agli adempimenti previsti dalla legge.
Quindi niente accordi individuali: si fa e basta.
Come scriveva nei giorni scorsi in un post su Linkedin Mariano Corso, Docente del Politecnico di Milano e Responsabile Scientifico degli Osservatori Smart Working e Cloud Transformation della School of Management del Polimi: “L’emergenza Coronavirus in Italia diventa un grande test di resilienza grazie allo smart working. Non è la prima volta che grazie allo #smartworking si riesce a fronteggiare un’emergenza. Era già successo a Genova, durante il crollo del ponte Morandi.”
Con numeri diversi rispetto alla Cina, dove si è vissuto il più grande esperimento di smart working al mondo, l'Italia sta seguendo la stessa strada, sull'onda della stessa emergenza sanitaria che ha spinto Governo e Regioni a chiedere alle aziende questo tipo di provvedimento per limitare l’ulteriore diffusione del virus.
Aziende come Unicredit, Generali, Vodafone, Heineken, Luxottica, Michelin, Assimoco, Henkel, Sky, Tim, Wind Tre, Condé Nast Italia, Giorgio Armani, Tod’s ma anche le redazioni di alcuni magazine hanno adottato il lavoro a distanza e stanno lavorando a pieno ritmo, nonostante gli uffici siano chiusi.
Dal nostro osservatorio privilegiato sul mondo del lavoro possiamo tranquillamente dire che molte aziende erano pronte da tempo con accordi sullo smart working, altre ci stavano arrivando.
E forse proprio questa situazione di emergenza ha accelerato i tempi e aiutato a diffondere anche in Italia quelle modalità di operatività agile sempre più richieste e volute dai lavoratori.
Nella difficoltà della situazione attuale, questo ricorso “forzato” allo smart working può essere visto come un’occasione per sperimentare una strada possibile, efficace, per cui l’Italia – secondo noi – è pronta.
Per le persone il cambiamento di scenario lavorativo può non essere semplice da gestire.
Come si lavora da casa? Come rimanere concentrati? O viceversa, come non eccedere con il lavoro (effetto burnout)? E chi si trova a casa con i figli?
Noi di Copernico, di smart working ce ne occupiamo da sempre. Con i nostri spazi e servizi, oltre che al nostro mindset, aiutiamo le aziende ad essere più efficaci e flessibili nelle proprie attività lavorative.
Abbiamo stilato per queste giornate – e magari anche per il futuro, perché questa situazione d’emergenza potrebbe spingere alcune aziende a promuovere questa modalità di lavoro – un vademecum e suggerimenti per vivere e lavorare al meglio lontano dalla propria postazione abituale, sia in casa o in qualche altro ambiente.
1.Preparare la postazione
Idealmente la cosa migliore sarebbe poter lavorare da una postazione dedicata, cioè per esempio non sul tavolo della cucina dove si mangia, ma su un’altra scrivania.
Mangiare e lavorare nello stesso punto, oppure vedere una serie tv e dedicarsi ai propri task senza muoversi se non di pochi centimetri, può sicuramente creare molta confusione nella divisione del tempo tra vita privata e lavorativa, soprattutto in questi momenti in cui il confine diventa molto labile.
Se non è possibile separare il luogo di lavoro dal luogo in cui si mangia o fa altro, si può sempre scegliere di sedersi in un punto diverso del tavolo rispetto a quello usato per i pasti.
È importante cercare di preparare una postazione lavorativa gradevole, con sedia e luce adatte, che non facciano sforzare la vista o lavorare in una postura scorretta. Il comfort conta!
Infine, sembra banale dirlo, ma sarebbe meglio non lavorare mai in pigiama: non sono certo richieste giacca e cravatta, ma il corpo deve essere comunque stimolato anche visivamente al lavoro e non al riposo.
Se il lavoro è agile, il look deve essere altrettanto agile.
Largo quindi a capi in tessuti morbidi e avvolgenti, che ci facciano sentire comodi e al sicuro.
Quando si passa così tanto tempo in casa, è essenziale dedicarsi del tempo per sé stessi, senza tralasciare l’immagine pensando che non serva dato che si è sempre in casa.
È importante non perdere l’abitudine di prepararsi, come quando si va al lavoro, per non perdere l’idea di routine o abbassare la soglia di attenzione.
2.Fare molte pause e muoversi
Se in ufficio è più facile interrompere il lavoro per fare due chiacchiere con il collega, lavorando in casa questo è senz’altro più difficile.
Come del resto grande è anche il rischio di restare seduti tutto il giorno. Per obbligarsi a fare delle pause, buone “scuse” sono le piccole faccende domestiche, come caricare la lavatrice, andare a prendere la posta, riordinare la camera da letto, ritirare un pacco in portineria.
Per sgranchire un po’ le gambe invece si può camminare durante le telefonate e, se si abita in un condominio, prendere le scale invece dell’ascensore ogni volta che si sale o scende.
Inoltre, non dimenticate di mantenere una postura corretta, seguendo questi 7 semplici consigli:
3.Imporsi dei limiti
Uno dei rischi più frequenti dello smart working è l’eccesso di lavoro dovuto all’incapacità di staccarsi dal PC e dalle e-mail.
A noi di Copernico piace dire: work smarter, not harder.
Queste quattro parole insieme vogliono dire moltissimo: l’importante non è lavorare 10 minuti o 10 ore in più, ma lavorare bene e concentrati. La produttività non può avvenire senza la concentrazione e la dedizione.
Lavorare da casa permette di avere più tempo, meno stress da spostamento casa-lavoro. Ma questo tempo in più che ci ritroviamo nella giornata rischia di essere dedicato sempre al lavoro, e mai al riposo.
Porsi dei limiti è importante: smart working significa usare meglio il tempo, non lavorare per più tempo, e ritagliarsi il giusto spazio per riprendersi con lo svago.
4.To-do list
Quando si lavora da casa è più facile distrarsi, voler fare più cose contemporaneamente perché non c’è nessuno fisicamente che chiede di finire un lavoro in un determinato tempo o che ha bisogno di una nostra mano per qualcosa.
Occorre comunque darsi delle priorità. Una buona prassi è pensare, appena svegli, se non la sera prima di dormire, alle attività da svolgere durante la giornata e organizzare con quale ordine affrontarle, in base alle scadenze, all’impegno richiesto e all’esigenza di lavorare con altre persone.
Si può partire dall’arginare le distrazioni del pc, ma solo se questo non vi porterà a smanettare sullo smartphone che avete a fianco.
Su Android e iOs vi consigliamo Forest, un’app davvero famosa per la gestione del tempo. L’app è un gioco che invita a far crescere una foresta, pianta dopo pianta e per farle crescere la strada è solo una: non usare lo smartphone.
Inoltre, sempre per non distrarsi, consigliamo la Tecnica del Pomodoro, una tecnica dal nome simpatico che deriva dall'allora studente Francesco Cirillo, un ragazzo di origini italiane che negli anni Ottanta, al suo secondo anno di corso universitario, capì che avrebbe dovuto dare una scossa al suo studio per essere produttivo e gli venne in aiuto un timer da cucina a forma di pomodoro.
La tecnica da lui ideata funziona così: 25 minuti di lavoro concentrato, 5 minuti di pausa. Dopo 4 sessioni di lavoro una pausa più lunga di 15-30 minuti.
5.Restare in contatto con il team
Una delle cose più importanti e più difficili quando si inizia a fare smart working è trovare equilibrio con il resto del team, a maggior ragione se ogni persona che lo compone si trova in un posto diverso.
Smart working e home working non devono significare isolamento dai propri colleghi. Per fortuna la tecnologia oggi permette di essere costantemente in contatto ovunque ci si trovi.
E una telefonata, oltre alle e-mail e alle chat, spesso può aiutare e fare la differenza.
Ma come ci si può sentire ancor meno isolati e soli in queste lunghe settimane di isolamento lavorativo?
Questa situazione di emergenza fa sicuramente spiccare l’importanza dello smart working e diventa una occasione per sperimentarlo a fondo.
Ma quando finirà l’emergenza sarà importante non interpretarlo come semplice lavoro da casa, ma come uno scambio tra autonomia che viene restituita ai lavoratori in cambio di un orientamento maggiore al risultato.
È importante ricordare che il confronto – meglio se in persona – resta fondamentale per cogliere spunti, per farsi venire nuove idee, essere più produttivi ed efficienti.
Vorrei quindi chiudere sempre con uno stralcio di un'intervista fatta al Prof. Corso in cui diceva – “L'equilibrio nasce dalle persone, dalla loro maturità e dalla loro disciplina, però gli spazi influenzano i comportamenti delle aziende. Avere il corretto equilibrio tra autonomia e orientamento ai risultati è però fondamentale per far accadere le cose. Gli spazi diventano però vitali per creare questi equilibri. Il connubio tra coworking maturo, uffici flessibili e smart working è fondamentale: servono spazi per la concentrazione, per lavorare da soli, spazi per lavorare con altri in modo formale, e spazi per la condivisione, più liberi. Tutto sta nell'usarli nel modo giusto.”
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