Per le persone il cambiamento di scenario lavorativo può non essere semplice da gestire.
Come si lavora da casa? Come rimanere concentrati? O viceversa, come non eccedere con il lavoro (effetto burnout)? E chi si trova a casa con i figli?
Noi di Copernico, di smart working ce ne occupiamo da sempre. Con i nostri spazi e servizi, oltre che al nostro mindset, aiutiamo le aziende ad essere più efficaci e flessibili nelle proprie attività lavorative.
Abbiamo stilato per queste giornate – e magari anche per il futuro, perché questa situazione d’emergenza potrebbe spingere alcune aziende a promuovere questa modalità di lavoro – un vademecum e suggerimenti per vivere e lavorare al meglio lontano dalla propria postazione abituale, sia in casa o in qualche altro ambiente.
1.Preparare la postazione
Idealmente la cosa migliore sarebbe poter lavorare da una postazione dedicata, cioè per esempio non sul tavolo della cucina dove si mangia, ma su un’altra scrivania.
Mangiare e lavorare nello stesso punto, oppure vedere una serie tv e dedicarsi ai propri task senza muoversi se non di pochi centimetri, può sicuramente creare molta confusione nella divisione del tempo tra vita privata e lavorativa, soprattutto in questi momenti in cui il confine diventa molto labile.
Se non è possibile separare il luogo di lavoro dal luogo in cui si mangia o fa altro, si può sempre scegliere di sedersi in un punto diverso del tavolo rispetto a quello usato per i pasti.
È importante cercare di preparare una postazione lavorativa gradevole, con sedia e luce adatte, che non facciano sforzare la vista o lavorare in una postura scorretta. Il comfort conta!
Infine, sembra banale dirlo, ma sarebbe meglio non lavorare mai in pigiama: non sono certo richieste giacca e cravatta, ma il corpo deve essere comunque stimolato anche visivamente al lavoro e non al riposo.

Se il lavoro è agile, il look deve essere altrettanto agile.
Largo quindi a capi in tessuti morbidi e avvolgenti, che ci facciano sentire comodi e al sicuro.
Quando si passa così tanto tempo in casa, è essenziale dedicarsi del tempo per sé stessi, senza tralasciare l’immagine pensando che non serva dato che si è sempre in casa.
È importante non perdere l’abitudine di prepararsi, come quando si va al lavoro, per non perdere l’idea di routine o abbassare la soglia di attenzione.
2.Fare molte pause e muoversi
Se in ufficio è più facile interrompere il lavoro per fare due chiacchiere con il collega, lavorando in casa questo è senz’altro più difficile.
Come del resto grande è anche il rischio di restare seduti tutto il giorno. Per obbligarsi a fare delle pause, buone “scuse” sono le piccole faccende domestiche, come caricare la lavatrice, andare a prendere la posta, riordinare la camera da letto, ritirare un pacco in portineria.
Per sgranchire un po’ le gambe invece si può camminare durante le telefonate e, se si abita in un condominio, prendere le scale invece dell’ascensore ogni volta che si sale o scende.
Inoltre, non dimenticate di mantenere una postura corretta, seguendo questi 7 semplici consigli:
- Mantieni la schiena ben dritta;
- Rilassa le spalle e non tendere a incurvare il collo, e gli occhi in linea con lo schermo del pc;
- Appoggia bene i piedi a terra: devono formare un angolo di 90 gradi con il pavimento;
- Scegli una sedia ergonomica e regolala a dovere;
- I gomiti devono formare un angolo di 90-100 gradi ed essere allineati con i polsi;
- Mantieni una distanza tra i 50-80 cm fra monitor e occhi;
- Esercitati, fai pause. Concedetevi almeno 30 minuti al giorno di ginnastica: l’internet è un mondo vasto e meraviglioso, basta cercare dei video di Yoga (per esempio, la Scimmia Yoga su Youtube), di ginnastica posturale (avete mai visto i video di Postura da Paura su Instagram?), Pilates, o qualsiasi altra cosa si preferisca, et voilà, non si hanno più scuse.
Fate anche pause circa ogni 2 ore, sgranchite le gambe, distogliete gli occhi dallo schermo luminoso.

3.Imporsi dei limiti
Uno dei rischi più frequenti dello smart working è l’eccesso di lavoro dovuto all’incapacità di staccarsi dal PC e dalle e-mail.
A noi di Copernico piace dire: work smarter, not harder.
Queste quattro parole insieme vogliono dire moltissimo: l’importante non è lavorare 10 minuti o 10 ore in più, ma lavorare bene e concentrati. La produttività non può avvenire senza la concentrazione e la dedizione.
Lavorare da casa permette di avere più tempo, meno stress da spostamento casa-lavoro. Ma questo tempo in più che ci ritroviamo nella giornata rischia di essere dedicato sempre al lavoro, e mai al riposo.
Porsi dei limiti è importante: smart working significa usare meglio il tempo, non lavorare per più tempo, e ritagliarsi il giusto spazio per riprendersi con lo svago.
4.To-do list
Quando si lavora da casa è più facile distrarsi, voler fare più cose contemporaneamente perché non c’è nessuno fisicamente che chiede di finire un lavoro in un determinato tempo o che ha bisogno di una nostra mano per qualcosa.
Occorre comunque darsi delle priorità. Una buona prassi è pensare, appena svegli, se non la sera prima di dormire, alle attività da svolgere durante la giornata e organizzare con quale ordine affrontarle, in base alle scadenze, all’impegno richiesto e all’esigenza di lavorare con altre persone.
Si può partire dall’arginare le distrazioni del pc, ma solo se questo non vi porterà a smanettare sullo smartphone che avete a fianco.
Su Android e iOs vi consigliamo Forest, un’app davvero famosa per la gestione del tempo. L’app è un gioco che invita a far crescere una foresta, pianta dopo pianta e per farle crescere la strada è solo una: non usare lo smartphone.
Inoltre, sempre per non distrarsi, consigliamo la Tecnica del Pomodoro, una tecnica dal nome simpatico che deriva dall'allora studente Francesco Cirillo, un ragazzo di origini italiane che negli anni Ottanta, al suo secondo anno di corso universitario, capì che avrebbe dovuto dare una scossa al suo studio per essere produttivo e gli venne in aiuto un timer da cucina a forma di pomodoro.
La tecnica da lui ideata funziona così: 25 minuti di lavoro concentrato, 5 minuti di pausa. Dopo 4 sessioni di lavoro una pausa più lunga di 15-30 minuti.
5.Restare in contatto con il team
Una delle cose più importanti e più difficili quando si inizia a fare smart working è trovare equilibrio con il resto del team, a maggior ragione se ogni persona che lo compone si trova in un posto diverso.
Smart working e home working non devono significare isolamento dai propri colleghi. Per fortuna la tecnologia oggi permette di essere costantemente in contatto ovunque ci si trovi.
E una telefonata, oltre alle e-mail e alle chat, spesso può aiutare e fare la differenza.
Ma come ci si può sentire ancor meno isolati e soli in queste lunghe settimane di isolamento lavorativo?
- Avere chiari i propri obiettivi settimanali: chiariteli con il vostro responsabile, fate punti regolari con i vostri colleghi, possibilmente in video, per creare meno distanza.
- Usare strumenti di condivisione e di comunicazione con il proprio team quali Slack, Telegram, Asana, Trello, e chi più ne ha più ne metta.
- Fissare dei momenti tipo Merenda di team o Pausa Caffè in videochiamata per sentirsi più vicini con i propri colleghi. Basta davvero poco per sentirsi insieme!